Бердянский Институт
Предпринимательства.
Курс лекций по
основам информатики и
компьютерной техники.
Текстовый процессор MS Word 97.
Бердянск 1999 г.
Лекция 1.
Пакет офисных приложений MS Office 97.
Продолжительность 2 часа.
Цель данной темы
- дать основные характеристики приложений входящих в комплект MS Office 97, обрисовать круг
решаемых задач, разобрать порядок взаимодействия различных приложений между
собой, обмен информацией между приложениями.
Теоретический материал:
1. Краткая
история создания пакета. Версии пакета существующие на сегодняшний день.
Привязка пакета к ОС.
2. Системные
требования пакета, процедура установки пакета на PC. Сервисные релизы.
3. Состав
пакета. Характеристика и назначение приложений входящих в пакет.
4. Совместная
работа нескольких приложений. Обмен данными между приложениями. OLE – технология.
Краткая история создания пакета. Версии пакета
существующие на сегодняшний день. Привязка пакета к ОС.
Большинство обычных пользователей компьютеров
сталкиваются с различными проблемами. Например: вы используете текстовый редактор
одной фирмы, программу для работы с электронными таблицами - другой, программу
деловой графики - третьей, а производительность вашего электронного помощника
в итоге оказывается невысокой. В чем дело?
Да просто эти программы не
предназначены для совместной работы.
Производители программного
обеспечения скоро поняли под давлением
рынка необходимость выпуска комплекта приложений решающих круг задач из
определенного поля деятельности. Такой набор программ обычно называют пакетом.
Для решения офисных задач – автоматизации документооборота предназначен,
разработанный фирмой Microsoft, пакет Microsoft Office, который содержит
большую часть необходимого для работы в офисе
программного обеспечения .Элементы интерфейса входящих в него программ
оформлены одинаково и “ общаются “ они друг с другом на одном и том же языке .
Пакет Office - это нечто большее,
чем просто набор программ в одной коробке. Уже его название подсказывает, что
он должен содержать мощные прикладные программы для коммерческого применения,
которые легко и непринужденно работают с текстами, числами и изображениями.
Но самое привлекательное в пакете
Office то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее
меню и наборы кнопок, которые выглядят очень, похоже. Научившись работать с
одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в
изучении остальных. К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий
центр - Диспетчер Microsoft Office, позволяющий запускать отдельные программы и
выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым
щелчком кнопки мыши.
Существует несколько версий
данного пакета:
·
Microsoft Office 4.0 – комплект офисных приложений,
предназначенный для работы в графической оболочке Windows 3.11.
·
Microsoft Office 95 - комплект офисных приложений,
предназначенный для работы в
операционной системе Windows 95. Выпущен на рынок
в 1995 году.
·
Microsoft Office 97 - комплект офисных приложений,
предназначенный для работы в
операционной системе Windows 95 - 98. Выпущен на рынок
в 1997 году.
Системные требования пакета, процедура установки
пакета на PC. Сервисные релизы.
Для нормальной работы
пакета компьютер должен иметь следующую минимальную конфигурацию:
1.
Microsoft Office 4.0 – процессор I80386, RAM 4 Mb, HDD 20-40 Mb.
2.
Microsoft Office 95
процессор I80486,
RAM 8 Mb, HDD 40-80 Mb.
3.
Microsoft Office 97
процессор Pentium, RAM 16 Mb, HDD 200 Mb.
Для установки пакета необходимо
выполнить стандартную процедуру установки ПО. Перед установкой необходимо
закрыть все работающие приложения. Открываем «Панель управления» выбираем
«Установка и удаление программ»
выбираем закладку «Установка/Удаление», устанавливаем в CD-ROM компакт диск с ПО и нажимаем кнопку «Установить». Система
опросит диски найдет программу установщик и запустит ее. Если ей это не удастся
тогда она предложит вам найти программу самостоятельно в ручную. Имя файла
программы установщика SETUP или INSTALL.
Альтернативный способ установки –
использовать команду «Выполнить», нажать кнопку «Обзор», выбрать диск, папку, где располагается файл SETUP или INSTALL. Программа в процессе установки
задает несколько вопросов. Так вам предлагается ознакомиться с лицензионным
соглашением, задать номер пароля лицензионного соглашения, выбрать диск и папку
в которую будет устанавливается пакет, а также его состав – возможны несколько
вариантов:
·
Минимальный – самый компактный устанавливаются только
основные приложения пакета.
·
Полная установка – устанавливаются все приложения и
вспомогательные модули входящие в поставку.
·
Выборочная установка – она позволяет вам в ручную
выбрать необходимые для работы компоненты.
После установки программа
предложит Вам перегрузить компьютер. После перезагрузки «Офис» будет готов к
работе.
К сожалению каждый большой
программный пакет содержит ошибки. Для их исправления фирма производитель
периодически выпускает так называемые программные заплаты – «Сервис релизы».
Пакет MS OFFICE 97 содержал
и содержит массу ошибок для исправления которых фирма Microsoft выпустила SR1 (сервис релиз 1). Я вам
категорически рекомендую перед использованием установить этот релиз. Только
перед установкой убедитесь, что этот релиз предназначен именно для русской
версии MS Office 97.
Установка выполняется элементарно просто. Релиз представляет собой
исполняемый файл размером около 8
мегабайт который надо просто запустить на своем компьютере. Для обновления
пакета и исправления ошибок в зависимости от вычислительной мощности вашего ПК
понадобиться от нескольких минут до часа.
Состав пакета. Характеристика и назначение
приложений входящих в пакет.
В состав пакета
Office входят :
Большие прикладные программы:
WORD - мощный текстовый редактор ,
позволяющий быстро создать документ любой сложности из разрозненных заметок и
довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру .
Это уже общепризнанно - редактор
Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word
начинен “ быстрыми “ командами самыми современными средствами, такими как
встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые
помогают вам грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими
вам сводить воедино заметки,письма, счета и брошюры без больших усилий.
EXCEL - производит с числами то же,
что Word с существительными и глаголами. Каждый , кто работает с цифрами ,
почувствует себя в среде Excel как рыба в воде. Пользуйтесь программой Excel
для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в
наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа “ А что будет , если ?
практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в
считанные секунды. С помощью электронных таблиц Excel можно впечатывать числа
строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel
правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как
следует. Excel позволяет производить математические, статистические,
экономические и др. расчеты. В состав программы включены порядка 825 расчетных
функций на все случаи жизни.
PowerPoint - позволит профессионально
подготовить презентацию, щегольнув броской графикой и эффектно оформленными
тезисами . Но что самое замечательное, вы сможете превратить документ,
подготовленный в редакторе Word, в презентацию всего лишь одним щелчком мыши.
Если ваша работа состоит в том, чтобы рекламировать изделия, идеи или проекты,
то вы просто влюбитесь PowerPoint.
ACCESS - представляет собой мощную
программу управления данными, предназначенную главным образом для
профессиональных пользователей. Access поставляется только в составе
профессионального издания пакета Office.
Программы - помощники:
Программа Graph, позволяет ввести несколько
чисел и быстро превратить их в график.
Программа Organization Chart поможет создать
штатное расписание вашей фирмы. Составить так называемые организационные
диаграммы.
Программа Equation Editor покажется довольно
утомительной, если только вы не профессор
математики, она позволяет создавать и вставлять в документы сложные
математические формулы.
Программа WordArt поможет изменить почти до
неузнаваемости форму букв или цифр, чтобы использовать их при создании
привлекательных логотипов или заголовков.
Программа ClipArt Gallery может просмотреть
несколько сотен рисунков в поисках наилучшей иллюстрации и использовать ее для
вашего информационного бюллетеня или
презентации.
Программа Microsoft Outlook предназначена для
организации документов и планирования задач, в том числе для отправки почты,
планирования встреч, событий и собраний, ведения списка контактных лиц и списка
задач, а также записи выполняемых действий.
Для объединения связанных файлов
можно использовать Office Binder.
Например, если в отчет входят документы Word, книги Microsoft Excel и слайды
PowerPoint, их удобно поместить в подшивку с тем, чтобы работать со всеми
файлами вместе. В подшивке можно выполнить следующее:
·
проверить орфографию во всем составном документе;
·
применить составной стиль;
·
осуществить сквозную нумерацию страниц в разнородных
файлах (разделов подшивки);
·
напечатать весь документ целиком;
·
работать с каждым разделом отдельно;
·
выполнить предварительный просмотр или напечатать
отдельный раздел, несколько выбранных разделов или всю подшивку;
·
напечатать единый заголовок или колонтитул для всех
разделов подшивки или создать различные заголовки или колонтитулы для каждого
раздела.
Система оперативной помощи :
Пакет Office обладает мощной
справочной системой на русском языке, его приложения изобилуют полезными
подсказками и пошаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.
Талантливые Мастера ( Wizards )
проведут вас шаг за шагом к решению сложных задач.
Карточки - шпаргалки ( Cue Cards
) предложат подробные указания, которые постоянно будут у вас перед глазами во
время работы.
Функция Просмотр ( Preview ) и
Примеры ( Demos ) продемонстрируют выполнение сложных задач.
Дистпечер Microsoft Office (
MOM ): МОМ позволяет запустить
любую программу пакета Office. Если он вам очень понравится, можете даже
использовать его для управления всей работы вашего ПК.
Совместная работа нескольких приложений. Обмен
данными между приложениями. OLE – технология.
Характерной особенностью
приложений пакета является возможность обмена данными между приложениями, что
позволяет использовать подготовленную в различных приложениях информацию для
составления единого сложно организованного документа включающего текст, таблицы
с расчетными данными, графики, рисунки, информацию из баз данных и т.д.
Обмен данными между приложениями Windows возможен благодаря
технологии OLE (OLE – object linking and embedding) связывание и внедрение объектов. Данная
технология является протоколом (набором правил взаимодействия), который
позволяет сохранить объекты, созданные в одном приложении Windows, посредством их связывания или внедрения в документе другого
приложения Windows.
Windows программа, которая может передавать данные другим
Windows программам называется - OLE сервером.
Windows программа, которая может принимать данные от
других Windows
программам называется - OLE клиентом.
Многие Windows программы могут в зависимости от
обстоятельств выступать в качестве как OLE сервером, так и OLE клиентом.
При работе с OLE используются следующие термины: составной документ, документ-источник,
документ-получатель.
Составной документ -
содержит помещенные в него OLE-объекты.
Документ-источник – документ, объект которого вы хотите
связать или внедрить в свой документ.
Документ-получатель
документ, в который вставляются OLE-объекты.
Связанный объект.
Данные (объект), созданные в
одном файле и вставленные в другой файл с поддержкой связи между файлами.
Связанный объект будет автоматически обновляться при обновлении исходного
файла. Связанный объект не является частью файла, в который он вставлен.
Внедренный объект.
Данные (объект), вставленные в
файл. Будучи внедренным, объект становится частью файла. При двойном щелчке
внедренный объект открывается с помощью программы, в которой был создан. Все
вносимые во внедренный объект изменения отображаются в содержащем его файле.
Лекция 2.
Введение в текстовый процессор MS Word 97.
Продолжительность 2 часа.
Цель данной темы
- изучить основные
характеристики текстового процессора MS Word 97, познакомиться с его интерфейсом и
организацией.
Теоретический материал:
1. Краткая
характеристика текстового процессора Word/
2. Запуск
и прекращение работы в процессоре.
3. Организация
интерфейса процессора: окно процессора,
панели инструментов, режимы просмотра, набора и редактирования документов.
4. Использование
справочной системы редактора.
Краткая характеристика текстового процессора Word.
Microsoft Word - мощный текстовой процессор,
предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора
и верстки, до проверки орфографии,
вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он
работает с многими шрифтами ,как с
русским ,так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных
свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический
перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный
устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов,
позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию,
расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова
или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование
во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же
по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет
быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно так же автоматически
включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст.
При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты
графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к
документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при
загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет
открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же
разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.
Запуск и прекращение работы в процессоре.
Запуск Word с помощью
меню Пуск
Для того чтобы запустить MS Word,
выполните следующие действия:
·
Нажмите кнопку Пуск на панели задач, расположенной в
нижней части экрана.
·
Переместите указатель мыши на команду Программы. На
экране появится меню Программы.
·
Нажмите мышью пункт меню Microsoft Word.
После запуска MS Word
автоматически открывает новый документ, основанный на шаблоне “Обычный”.
Запуск Word с
одновременной загрузкой документа
Если вам нужно не просто
запустить MS Word, но кроме этого открыть документ, вы можете использовать для
этой цели Проводник Windows 95.
·
Нажмите правой кнопкой мыши кнопку Пуск на панели
задач.
·
Из открывшегося меню выберите Проводник. На экране
появится окно “Проводник”.
·
Откройте папку, содержащую требуемый файл MS Word и
дважды нажмите его наименование мышью.
В
качестве альтернативного способа вы можете воспользоваться меню Пуск. Откройте
меню Пуск и выберите Документы. В списке, который появится при этом на экране,
содержатся наименования документов, с которыми вы работали в последнее время.
Нажмите мышью наименование требуемого документа.
Независимо
от выбранного вами способа будет запущен MS Word (если он еще не был запущен к
этому моменту), после чего будет открыт указанный документ. Если MS Word уже
был запущен, результатом ваших действий явится открытие требуемого документа. Повторного
запуска MS Word при этом не произойдет.
Запуск Word одновременно
с запуском Windows 95
Если
ваш рабочий день начинается с запуска MS Word, целесообразно переложить эту
работу на Windows 95. Для этого необходимо разместить в разделе «Автозагрузка»
меню «Программы» кнопки «Пуск» команду
запуска MS Word. Данная процедура
предполагает выполнение следующих действий:
1. Нажмите
кнопку «Пуск», выберите раздел «Поиск Найти» команда «Файлы и папки».
2. Укажите
для поиска имя исполняемого файла текстового процессора WINWORD.EXE.
3. Нажмите
кнопку «Найти» и разыщите этот файла на диске С: вашего компьютера.
4. Щелкните
правой кнопкой мышки на кнопке «Пуск»
выберите команду «Открыть» из контекстного меню.
5. В
появившемся окне двойным щелчком мышки на папке «Программы» откройте её.
6. Выберите,
из появившегося в окне списка папок, папку «Автозагрузка» и откройте её.
7. Затем
перетащите мышкой в это окно из окна «Поиска» значок файла WINWORD.EXE в открытое
окно папки «Автозагрузка».
В результате в разделе «Автозагрузка»
появиться команда запуска WORD-а, которая будет выполняться при запуске WINDOWS.
В WINDOWS 98
это сделать еще проще:
1. Нажмите
кнопку «Пуск», выберите раздел «Поиск Найти» команда «Файлы и папки».
2. Укажите
для поиска имя исполняемого файла текстового процессора WINWORD.EXE.
3. Нажмите
кнопку «Найти» и разыщите этот файла на диске С: вашего компьютера.
4. Перетащите
мышкой значок файла из окна поиска на
кнопку «Пуск» и разместите в разделе
«Автозагрузка» меню «Программы» кнопки «Пуск».
Запуск Word с помощью
панели Microsoft Office.
Для запуска редактора необходимо
щелкнуть мышкой на кнопке редактора в панели офиса.
Завершение работы в
программе.
Для завершения текущего сеанса
работы вам необходимо покинуть MS Word. Для этого вы можете воспользоваться
одним из следующих способов:
·
Выберите Файл | Выход
·
Выберите Закрыть в системном меню главного окна MS Word
·
Установите указатель мыши на пиктограмму системного
меню в главном окне MS Word и дважды нажмите кнопку мыши
·
Нажмите правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите
Закрыть из контекстного меню
·
Нажмите кнопку Закрыть к строке заголовка главного окна
·
Нажмите Alt+F4 на клавиатуре
Если в каком-либо из открытых
окон содержится не сохраненная информация, MS Word предложит вам указать, как
поступить с ней. Для этого на экране появится окно диалога.
Для
продолжения операции выберите одну из опций: Кнопка Назначение Да Сохраняет документ и выходит из MS Word. Если файлу еще не присвоено имя, MS Word откроет окно диалога “Сохранение документа” Нет Осуществляет выход из MS Word без сохранения документа Отмена Закрывает текущее окно диалога и возвращается в MS Word
Организация интерфейса процессора: окно процессора, панели инструментов, режимы
просмотра, набора и редактирования документов.
Знакомство с экраном Word для Windows
После запуска открывается главное окно редактора MS Word.
Познакомимся с его элементами. На рис.
показано главное окно содержащее пустой документ. Таким вы увидите
главное окно, если запустите MS Word первым из приведенных способов.
Главное
окно можно разделить на пять основных областей:
·
Строка заголовка
·
Строка меню
·
Панели управления
·
Рабочая область
·
Строка состояния
Строка заголовка.
Строка
заголовка помимо собственно заголовка содержит пиктограмму системного меню и
кнопки управления окном:
Свернуть Сворачивает окно до минимального
размера. Двойное нажатие возвращает к нормальному размеру окна
Восстановить Восстанавливает приложения до его предыдущего
размера на том же самом месте экрана
Развернуть Восстанавливает приложения до его
максимального размера. Всегда появляется на экране после нажатия кнопки
Свернуть
Закрыть Закрывает документ или окно диалога
Строка меню.
Строка меню содержит команды
основного меню. Все команды являются иерархическими. Это означает, что при
выборе одной из таких команд на экране появляется ее ниспадающее меню.
Панели инструментов.
Панели
инструментов предоставляют в ваше распоряжение удобное средство для быстрого
выполнения команд и процедур. Для работы с панелями инструментов вам необходима
мышь или аналогичное устройство позиционирования. Для того чтобы выполнить команду
или процедуру, представленную на панели инструментов соответствующей кнопкой,
вам достаточно нажать мышью эту кнопку. Панели инструментов доступны в любой
момент, поскольку они располагаются поверх окон документа.
Ппод
строкой меню располагаются панели инструментов: стандартная и “Форматирование”.
Помимо этих двух панелей MS Word содержит большое число других панелей.
Строка состояния.
Строка
состояния расположена в нижней части главного окна. В левой части строки
состояния отображается информация о текущем документе: Элемент Описание Стр 64 Номер текущей страницы Разд 1 Номер текущего раздела. Информация, отображаемая этим элементом имеет смысл только для больших документов, разбитых на разделы 5/34 Количество страниц от начала документа до текущей страницы (5) и общее число страниц в документе (34) 7,2 см Расстояние по вертикали между курсором и верхним краем страницы. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым Ст 7 Количество строк от начала страницы до курсора. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым Кол 44 Количество символов от левого поля до курсора, включая пробелы и символы табуляции. Появляется, если текст, в котором находится курсор, является видимым
Кроме
того, строка состояния содержит индикаторы режима работа, которые информируют,
в каком из режимов вы работаете в настоящий момент. Черный цвет индикатора соответствует
включенному состоянию, серый — выключенному. Индикатор Назначение ЗАП Активен режим записи макрокоманд ИСПР Активен режим маркировки исправлений. Маркеры исправления помогают видеть, какие изменения были внесены в документ по сравнению с его последней версией ВДЛ Активна клавиша F8 (Расширить выделение). С помощью этого средства можно увеличить размер выделенного фрагмента текста. В этом случае каждое нажатие F8 будет расширять выделение (символ, слово, предложение и т.д.). Для сужения области выделения используется Shift+F8, для отмены действия F8 – Esc. ЗАМ Активен режим замены символов. При переходе в режим вставки индикатор отображается серым цветом. Переключение между режимами осуществляется с помощью клавиши Insert
Включение/выключение режимов
осуществляется соответствующими командами. Кроме того, для переключения
конкретного режима вы можете дважды нажать мышью соответствующий ему индикатор. Индикатор Назначение ЗАП Активен режим записи макрокоманд ИСПР Активен режим маркировки исправлений. Маркеры исправления помогают видеть, какие изменения были внесены в документ по сравнению с его последней версией ВДЛ Активна клавиша F8 (Расширить выделение). С помощью этого средства можно увеличить размер выделенного фрагмента текста. В этом случае каждое нажатие F8 будет расширять выделение (символ, слово, предложение и т.д.). Для сужения области выделения используется Shift+F8, для отмены действия F8 – Esc. ЗАМ Активен режим замены символов. При переходе в режим вставки индикатор отображается серым цветом. Переключение между режимами осуществляется с помощью клавиши Insert
Включение/выключение
режимов осуществляется соответствующими командами. Кроме того, для переключения
конкретного режима вы можете дважды нажать мышью соответствующий ему индикатор.
При получении справки о назначении
кнопок панелей управление содержимое строки состояния заменяется кратким
описанием действия, выполняемого кнопкой, для которой на экране отображается
всплывающая подсказка.
Рабочая область.
Основной
областью является рабочая область MS Word, в которой могут быть одновременно
открыты окна для нескольких документов.
Линейки.
Линейки
(горизонтальная и вертикальная) позволяют вам визуально оценить текущее
положения курсора в тексте. Однако в MS Word линейки выполняют дополнительные,
возможно, более важные функции.
Горизонтальная линейка
позволяет визуально изменять:
·
Отступы абзацев
·
Поля на странице
·
Ширину колонок и столбцов таблиц
·
Устанавливать с помощью мыши позиции табуляции
При
перемещении курсора маркеры отступов и позиции табуляции на горизонтальной
линейке отражают установки для того абзаца, в котором находится курсор.
Вертикальная линейка
отображается вдоль левого поля страницы.
С ее помощью вы можете быстро
регулировать верхние и нижние поля страницы, а также высоту строк в таблице.
Вы можете по
своему усмотрению отображать линейки на экране или удалить их, освободив тем
самым больше места для документа.
Кнопки режимов просмотра.
В
левой части горизонтальной полосы прокрутки располагаются кнопки режима просмотра:
Обычный
режим — этот режим просмотра принят по умолчанию. Режим позволяет видеть
элементы форматирование текста, но при этом упрощается разметка страницы, что
позволяет быстро вводить, редактировать и просматривать текст.
Режим электронного документа — новая функция редактора
Word 97 — изменяет разметку страницы, упрощая процесс чтения документа.
Например, текст изображается символами большего размера, длина строк
устанавливается равной размеру окна. Вид текста в этом режиме не соответствует
тому, как он будет выглядеть в напечатанном виде. По умолчанию в режиме
электронного документа автоматически открывается область переменного размера —
так называемая схема документа, — в которой изображается структура документа.
Используйте схему документа для быстрого перемещения по документу и определения
собственного положения в нем.
Режим
разметки страницы. Позволяет увидеть документ в том виде, в котором он будет
напечатан, и внести нужные уточнения в текст и форматирование
Режим
структуры. Позволяет свернуть документ, чтобы увидеть только основные заголовки
или развернуть его, чтобы увидеть весь документ целиком, что упрощает перемещение
и копирование текста, а также изменение структуры больших документов
Остальные
элементы главного окна MS Word относятся к стандартным элементам интерфейса
Windows 95.
Использование справочной системы редактора.
Подобно
большинству наиболее популярных программ, MS Word содержит развитую справочную
систему. Справочная система MS Word аналогична большинству приложений,
работающих под Windows 95. Освоившись со справочной системой MS Word, вы
сможете без проблем получить нужную информацию при работе с другими
приложениями Windows 95.
Справочная
система MS Word построена достаточно гибко. Ниже перечислены основные
возможности, предоставляемые в ваше распоряжение:
·
Поиск справочной информации по содержанию и предметному
указателю
·
Расширенный поиск по произвольному слову или фразе.
Различные режимы такого поиска позволяют оперативно находить требуемую
информацию. Результатом поиска являются названия разделов справочной системы,
содержащие указанные слова или фразы
·
Просмотр полученной информации на экране, печать и
копировать ее в документ для создания собственного справочника
·
Ввод дополнительной справочной информации в виде
комментариев. Это могут быть результаты вашего личного опыта работы с MS Word
или просто полезные советы
·
Получение контекстно-зависимой справки о назначении
команд
·
Получение ответов на вопросы типа “Что это?” об
элементах главного окна MS Word и большинства окон диалога
·
Использование
«Помощника» для получения оперативных советов по производимым в данный
момент времени операциям над текстом.
Вход в справочную систему.
Для того
чтобы войти в справочную систему MS Word, выберите ? | Вызов справки или дважды
нажмите кнопку Справка на стандартной панели инструментов. В результате на
экране появится главное окно справочной системы. Нажатие клавиши F1 приведет к открытию окна «Помощника», при условии, что в момент
нажатия не была выделена ни одна из команд или опций.
Главное окно справочной системы
содержит три вкладки: “Содержание”, “Предметный указатель” и “Поиск”.
Содержание.
Первой
вкладкой главного окна справочной системы является “Содержание”. Эта вкладка
реализует наиболее традиционный подход к получению справочной информации.
Когда вы
первый раз попадаете на вкладку “Содержание”, то видите перечень разделов, по
которым может быть предоставлена справка. Перед наименованием каждого раздела
отображается пиктограмма. В начальный момент все разделы закрыты, чему соответствует
пиктограмма с закрытой книгой.
Для того
чтобы открыть какой-либо из разделов, установите на него световой указатель и
нажмите клавишу Enter. В качестве альтернативного способа вы можете дважды
нажать мышью пиктограмму, соответствующую требуемому разделу. В результате вид
пиктограммы изменится на открытую книгу. Повторное нажатие Enter при условии,
что текущий раздел открыт, или двойное нажатие пиктограммы с открытой книгой
закрывают раздел.
Открытый
раздел может содержать внутри себя подразделы и темы. Теме соответствует
пиктограмма со знаком вопроса. Для вывода на экран содержимого определенной
темы дважды нажмите соответствующую ей пиктограмму или установите на нее
световой указатель и нажмите клавишу Enter.
Для
открытия и закрытия разделов, а также для просмотра конкретных тем может быть
использована левая кнопка, расположенная в нижней части вкладки
Предметный указатель.
Для поиска справки по предметному указателю перейдите в
главном окне справочной системы на вкладку “Предметный указатель”.
На этой вкладке вы видите поле
ввода и окно просмотра. В окне
просмотра находится список ключевых слов, упорядоченный по алфавиту. Для того
чтобы найти нужную справочную информацию, вы должны ввести в поле ввода ключевое
слово.
По мере
ввода ключевого слова в окне просмотра появляются разделы, первые буквы
названий которых совпадают с уже введенными. Например, при вводе ф в окне
просмотра появятся слова, начинающиеся с буквы “ф”. Добавление второй и третий
букв сужает поле поиска. Введя фор, в окне просмотра будет отображаться
начальные слова списка, начинающиеся с “фор”. Вы можете пролистать список в
окне просмотра с помощью полосы прокрутки, выделить нужный раздел, а затем
нажать кнопку Вывести. На экране появится список найденных тем или текст
справки.
Поиск
Возможности
справочной системы Word для Windows
позволяют находить справку по термину или фразе. При этом формируется
база данных, содержащая вхождения термина во все Help-файлы. Это расширяет
возможности получения справочной информации. Например, при поиске информации по
слову “данные” с помощью вкладки “Предметный указатель” вы получите сообщение
об отсутствии справочной информации, а при поиске по набору слов вы получите
список разделов, в которых встречается слово “данные”.
Для того
чтобы приступить к поиску по термину или фразе, перейдите на вкладку “Поиск”.
Если вы сделали это в первый раз, вам будет предложено осуществить настройку
поиска с помощью окна диалога.
После создания базы данных,
содержащей термины и фразы, на экране появится вкладка “Поиск”.
Поиск
будет осуществляться по одному или нескольким словам, введенным в верхнем поле
ввода. Чтобы выполнить поиск сразу
нескольких слов, введите их в верхнее поле через запятую.
Слово для поиска можно выбрать
из перечня слов во втором поле ввода. Укажите на него, и оно появится в верхнем
поле ввода.
Если слово содержит дефис,
наличие дефиса является обязательным.
Параметры поиска.
Кнопка Параметры позволяет вам задать дополнительные
параметры поиска и тем самым сузить (или, наоборот, расширить) список разделов,
помещаемых в окно просмотра.
Для
установки параметров поиска нажмите кнопку Параметры на вкладке “Поиск” в окне
диалога справочной системы. В результате откроется окно диалога “Параметры поиска”.
В поле
Отображать слова” указывается один из режимов поиска слов:
·
Начинающиеся с введенных символов
·
Содержащие введенные символы
·
Оканчивающиеся введенными символами
·
В точности соответствующие введенным символам
·
Имеющие тот же корень
Получение быстрой справки по элементам окна редактора.
Если вы хотите быстро
получить справку по элементу окна
редактора воспользуйтесь командой «Что это такое» из меню «Справка» или нажмите
комбинацию клавиш Shift+F1.
В результате указатель
мышки измениться, к нему прибавиться знак вопроса. Если таким указателем
щелкнуть на элементе окна то на экран будет выведена краткая подсказка о выполняемых
этим элементом функциях.
Кроме того очень удобны краткие
подсказки о действиях выполняемых той или иной кнопкой на панели инструментов,
если на ней задержать указатель мышки на несколько секунд.
Лекция
3.
Работа с документами в среде текстового
процессора MS Word 97.
Продолжительность 2 часа.
Цель данной темы
- освоение основных приемов компьютерной обработки текстовой информации
на базе текстового процессора MS
Word 97.
Теоретический материал:
1. Создание
и сохранение текстового документа.
2. Набор
и редактирование текста. Быстрые клавиши.
3. Поиск
и замена текста.
4. Проверка
правописания, выбор языка, расстановка в тексте переносов.
5. Использование
«Атотекста» и «Автозамены».
6. Предварительный
просмотр и печать документа.
Создание и сохранение текстового документа.
Создание нового документа
После
запуска MS Word на экране появляется пустой документ под названием Документ 1.
Это название указывает на то, что данный документ является первым созданным с
момента запуска программы. При создании последующих документов Word присваивает
им имена с возрастающими номерами: Документ 2, Документ 3 и т.д.
При
создании нового документа MS Word строит его на основе одного из шаблонов.
Шаблоны являются той основой, на основании которой строится новый документ.
Шаблон определяет совокупность параметров, на основании которых будет
осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести
начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т.д. Кроме того,
шаблоны могут содержать следующие элементы:
·
Текст (например, верхние и/или нижние колонтитулы)
·
Предопределенные стили (заголовки уровней, нормальный,
основной текст и т.п.), а также созданные пользовательские стили
·
Таблицы
·
Рамки
·
Графические изображения
·
Специальные средства (макросы, кнопки и даже панели
инструментов) и т.д.
В MS Word
существуют шаблоны трех типов:
1. Шаблон
Обычный”, который предназначен для создания стандартных документов с параметрами,
принятыми по умолчанию
2. Специальные
шаблоны, входящие в комплект поставки MS Word (например, письма, факсы, и
т.д.), а также созданные вами разнообразные пользовательские шаблоны
3. Шаблоны
мастеров, которые в интерактивном режиме проводят через все стадии создания документа. Для этой цели используется
последовательность окон диалога, с помощью которых на каждом этапе вы
указываете конкретные характеристики документа. В качестве примера шаблона
этого типа можно привести Мастер создания календаря.
В
качестве шаблона по умолчанию для нового документа используется шаблон
Обычный”.
В состав поставки MS Word
входят шаблоны для создания стандартных деловых писем, служебных записок,
газетных листов и большого количества документов других типов. Использование
специальных шаблонов позволяет придать документам единый стиль. В MS Word можно
создать свои собственные шаблоны.
Создание пустого документа
Для
этого используем шаблон «Обычный».
Выберите Файл | Создать. В
результате на экране появится окно диалога “Создание документа”, представленное
на рис. Выберите шаблон “Обычный”. Нажмите OK
В
качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на
обычном шаблоне, вы можете нажать Ctrl+N на клавиатуре или кнопку Создать на
стандартной панели инструментов. В результате сразу будет открыт новый
документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалога
Создание документа”.
Создание нового документа на основе специального
шаблона
При выборе команды Файл |
Создать открывается окно диалога “Создание документа”, которое предоставляет
все предопределенные и стандартные шаблоны, которые могут быть использованы при
создании новых документов:
·
Общие”
·
Письма и факсы”
·
Записки”
·
Отчеты”
·
Публикации”
·
Другие документы”
·
WEB
- станицы”
Перечень доступных для работы шаблонов зависит от варианта
установки редактора. Для того, чтобы воспользоваться любым из шаблонов
достаточно щелкнуть на нем мышкой.
Создание документа с помощью мастера
В каждой
вкладке окна диалога “Создание документа” помимо обычных шаблонов присутствуют,
так называемые, шаблоны-мастера. Мастера шаг за шагом проводит через все стадии
создания документа. Например, вместе с Мастером писем (или факсов) можно самостоятельно
создать деловое письмо. Все, что
требуется — это следовать инструкциям, появляющимся в окнах диалога.
Кнопки, расположенные в нижней части каждого из окон диалога, позволяют вам
перемещаться из текущего окна к следующему или возвратиться к предыдущему.
Открытие существующего документа
Основным средством открытия
существующего документа MS Word является окно диалога “Открытие документа”.
Для открытия окна диалога
Открытие документа” можно воспользоваться одним из следующих способов:
·
Выберите команду Файл | Открыть
·
Нажмите Ctrl+О на клавиатуре
·
Нажмите кнопку Открыть на стандартной панели
инструментов
По умолчанию при открытии окно
диалога “Открытие документа” содержит список документов MS Word. При первом
открытии в окне отображается список документов, хранящихся в папке «Мои документы».
Можно указать собственную папку, список документов из которой MS Word будет
предлагать по умолчанию при открытии документа. Для этой цели предназначена
вкладка “Расположение” из окна диалога “Параметры”, открываемого командой
Сервис | Параметры. В окне “Открытие документа” можно осуществить поиск файла
на диске, создать личную папку на диске, сменить диск и т.д.
Открытие недавно использовавшегося файла
MS Word помнит несколько
последних документов, с которыми работал. Обычно они внесены в список меню
Файл. Можно быстро открыть любой из них, выбрав его из списка документов.
Можно установить число файлов, названия которых будет
появляться в списке меню Файл, через команду Сервис|Параметры|Общие.
Открытие файлов других форматов
MS Word позволяет открывать
файлы, созданные в других форматах типа WordPerfect, Word для DOS, WordStar,
Works, и других. Для этого используется обычный путь: Файл | Открыть, но в
строке Тип файла нужно выбрать соответствующий тип или указать “Все файлы”,
тогда в основном окне появится список
всех файлов, из которых вам нужно выбрать требуемый файл.
Сохранение документа.
В редакторе Word предусмотрена возможность
сохранения активного документа, то есть документа, с которым в настоящий момент
ведется работа, вне зависимости от того, является ли он вновь созданным или
нет. Существует возможность сохранения всех открытых документов одновременно.
Кроме того, можно сохранить копию активного документа под другим именем и в
другом месте.
Для выполнения
этих действий необходимо обратиться к меню Файл и выбрать соответствующую
команду:
·
Сохранить – для сохранения документа. Откроется окно
сохранения, в котором понадобиться выбрать диск, папку и указать имя
сохраняемого файла. Если после сохранения вы не закрыли документ, а продолжили
с ним работать, то повторное выполнение этой команды сохранит в файле документа
внесенные в него изменения.
·
SHIFT+
Сохранить все – сохраняет все открытые документы.
·
Сохранить как – позволяет сохранить открытый документ
под другим именем и в другом месте.
Автоматическое сохранение документов
MS Word может автоматически
сохранять документы с определенным временным интервалом. При авто сохранении
документ будет временно сохранен в
специально созданном для этого файле и с именем отличным от имени файла.
Сохраненные автоматически файлы будут внесены в папку TEMP. В случае, если файл
уничтожится по техническим причинам, он сейчас же будет восстановлен, причем на
своем месте, в своем каталоге, под прежним именем. Если обошлось без
неприятностей, в конце сеанса работы все равно необходимо сохранить файл, как
обычно, используя команду Файл | Сохранить или Файл | Сохранить как. Таким
образом использование авто сохранения не освобождает от сохранения в процессе и
в конце работы, зато подстрахует от потери информации.
Выберите Файл | Сохранить как в
открывшемся окне диалога нажмите кнопку Параметры или выберите команду Сервис |
Параметры | Сохранение.
Создание резервной копии
Работая в MS Word, каждый раз
при сохранении документа можно создавать его резервную копию. При выборе этой
установки, MS Word сохраняет предыдущую версию документа в качестве резервного
файла и дает ему то же имя, что и у оригинала, но с расширением WBK.
·
Выберите команду Файл | Сохранить как или нажмите F12 и
нажмите кнопку Параметры, или выберите команду Сервис | Параметры | Сохранение.
·
Установите флажок Всегда создавать резервную копию.
·
Нажмите OK.
Если документ уничтожен по техническим причинам, то его
резервная копия существует в том же самом каталоге, что и оригинал. Причем
резервная копия будет создаваться во время каждого авто сохранения.
Защита сохраненного документа с помощью пароля
Для ограничения доступа к документу в редакторе Word используется парольная
защита.
Назначения пароля
·
Выберите команду Файл | Сохранить как или нажмите F12 и
кнопку Параметры, или выберите команду Сервис | Параметры.
·
Перейдите на вкладку “Сохранение”. В нижней части
вкладки “Сохранение” находятся поля ввода: “Пароль для открытия файла”, “Пароль
разрешения записи” и флажок Рекомендовать доступ только для чтения.
·
Введите с клавиатуры задуманный пароль.
·
Когда вы попытаетесь напечатать ваш пароль, то не
увидите его, а в строке будут одни звездочки. Это сделано для того, чтобы
стоящий рядом человек не мог прочесть введенный вами пароль на экране. Ваш
пароль может содержать до 15 символов, включая буквы, цифры, значки и пробелы.
·
Нажмите OK.
·
Повторно введите пароль в окно диалога “Подтверждение
пароля”, и снова нажмите OK.
·
Нажмите OK на вкладке “Сохранение”
Завершение работы с документом
Закрытие документа
После того, как работа с документом закончена, и файл
сохранен, необходимо закрыть документ. Если открыто сразу несколько документов,
нужно закрыть каждый документ. Для этого выберите в меню Файл команду Закрыть,
для закрытия текущего документа. Для закрытия всех открытых документов нажмите
клавишу SHIFT и выберите команду Закрыть
все.
Набор и редактирование текста. Быстрые клавиши.
Под редактированием подразумевается внесение каких-либо
изменений в существующий документ.
Перемещение в документе.
Для перемещения по документу MS
Word можно использовать любое из следующих средств.
Полосы прокрутки, Команды меню, Оперативные клавиши.
Перемещение с помощью
полос прокрутки.
Для прокрутки информации в вертикальном и
горизонтальном направлениях предназначены вертикальная и горизонтальная полосы
прокрутки, соответственно. Каждая из полос прокрутки содержит кнопки прокрутки,
на которых изображены стрелки, и движок прокрутки.
Для
перемещения текста достаточно щелкнуть мышкой на кнопке прокрутки или потащить
за движок.
Перемещение с помощью клавишных команд.
В таблице приведены оперативные
клавиши для перемещения курсора. Клавиша Перемещает курсо𠬮 На один знак влево или вправо ¯ На одну строку вверх или вниз End В конец строки Home В начало строки PageUp На экран вперед PageDn На экран назад Ctrl+PageUp В верхний край окна Ctrl+PageDn В нижний край окна Ctrl+End В конец документа Ctrl+Home В начало документа
Перемещение с помощью окна диалога “Переход”
Для
точного позиционирования в документе MS Word предусмотрено специальное окно
диалога “Переход”.
Для
открытия этого окна вы можете воспользоваться одним из следующих способов:
·
Выберите команду Правка | Перейти
·
Нажмите клавишу F5
Однако
окно диалога “Переход” имеет смысл только в том случае, если пользователь точно
знает, куда ему необходимо перейти (например, на страницу с определенным
номером, к определенному разделу, к закладке с известным именем и т.д.
Основные приемы редактирования
Элементарные операции редактирования сводятся к вставке
или удаления символа. Вставка символа осуществляется его непосредственным
вводом с клавиатуры. Для удаления символа используются клавиши Delete и
Backspace в зависимости от того, требуется удалить символ справа или слева от
курсора. Более сложные операции предполагают работу с фрагментами документа.
Однако прежде чем приступить к операциям с фрагментами, их необходимо выделить.
Выделение текста.
Для выделения текста можно использовать по своему
усмотрению мышь или клавиатуру.
Выделение текста
с помощью мыши.
Мышь удобна при выделении небольших фрагментов текста. С
помощью мыши можно выделить фрагмент произвольного размера. Для выделения... Выполните действие... Слова Дважды нажмите мышью требуемое слово Строки Установите указатель мыши напротив выделяемой строки слева от документа, вне его пределов. Указатель изменит вид на наклонную стрелку, указывающую на нужную строку. Нажмите кнопку мыши Абзаца Установите указатель мыши напротив любой строки выделяемого абзаца слева от документа, вне его пределов. Дважды нажмите кнопку мыши Фрагмента произвольного размера Установите указатель мыши в начале фрагмента. Нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель в конец фрагмента. Для завершения выделения отпустите кнопку мыши. В качестве фрагмента могут выступать единичный символ, слово, предложение и т.д.
Выделенный фрагмент текста изменяет свою окраску на
инверсную.
Выделение текста
с помощью клавиатуры.
Текст выделяют с помощью клавиш перемещения курсора,
удерживая нажатой клавишу SHIFT. Расширение выделения Сочетание клавиш На один символ вправо SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО На один символ влево SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО До конца слова CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВПРАВО До начала слова CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВЛЕВО До конца строки SHIFT+END До начала слова SHIFT+HOME На одну строку вниз SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ На одну строку вверх SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ До конца абзаца CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВНИЗ До начала абзаца CTRL+SHIFT+СТРЕЛКА ВВЕРХ На один экран вниз SHIFT+PAGE DOWN На один экран вверх SHIFT+PAGE UP До конца документа ALT+CTRL+PAGE DOWN До начала документа CTRL+SHIFT+HOME Выделить весь документ CTRL+A Выделить вертикальный блок текста CTRL+SHIFT+F8, а затем используйте клавиши перемещения курсора; для выхода из режима выделения нажмите клавишу ESC
Удаление фрагмента документа.
Довольно
часто при редактировании документа приходится удалять фрагмент текста. При этом
кроме текста фрагмент может содержать другие объекты (например, рисунки, таблицы,
карды и т.д.). В MS Word эта процедура выполняется достаточно просто.
Клавиши, используемые для удаления
Для удаления... Нажмите Символа справа от курсора Delete Символа слева от курсора Backspace Следующее слово Ctrl+Delete Предыдущее слово Ctrl+Backspace
Для
удаления фрагмента документа выделите его, воспользовавшись любым из известных
вам способов, а затем нажмите клавишу Delete или Backspace.
Замена выделенного текста
Выделенный текст приходится не
только удалять, но и заменять новым. Прежде, чем получить такую возможность,
необходимо установить соответствующие параметры редактирования документа.
·
Выберите команду Сервис | Параметры. На экране появится
окно диалога “Параметры”.
·
Перейдите на вкладку “Правка”.
·
Установите флажок Заменять выделенный фрагмент при
вводе.
·
Нажмите OK.
Теперь, если в документе
выделен фрагмент текста, выделенный текст будет заменен на вводимый текст (или
вставляемый из буфера обмена). Это касается не только текста, но и других
объектов (рисунков, кадров и т.п.).
Перемещение и копирование фрагмента документа
Наиболее простым способом перемещения и копирования
фрагмента документа, содержащего текст и другие объекты, является способ
называемый “перенести-и-оставить”. Этот способ предполагает выполнение
следующей последовательности действий:
·
Выделите требуемый фрагмент.
·
Установите указатель мыши в пределах выделенного
фрагмента.
·
Нажмите кнопку мыши и, удерживая ее в нажатом
состоянии, переместите фрагмент в требуемое место.
·
Для завершения перемещения отпустите кнопку мыши.
Копирование фрагмента осуществляется аналогичным образом
только с нажатой клавишей Ctrl.
Для копирования и перемещения текста вы можете
воспользоваться буфером обмена. Буфер обмена является средством Windows и
представляет собой область временного хранения информации. С его помощью можно:
·
Вырезать фрагмент документа, содержащий текст и другие
объекты, из одного места и вставить в другое место
·
Перенести целый документ или его часть в другой
документ
·
Скопировать фрагмент в буфер, не удаляя его из
документа, что позволяет многократно использовать в различных местах документа
Для работы с буфером обмена можно использовать команды
меню Правка, команды контекстного меню, кнопки стандартной панели инструментов
и клавишные команды Действие Команда меню Правка Команда контекстного меню Клавишная команда Удалить в буфер Вырезать Вырезать Shift+Delete Копировать в буфер Копировать Копировать Ctrl+Insert Вставить из буфера Вставить Вставить Shift+Insert
Отмена результатов редактирования
К сожалению, при редактировании никто не застрахован от
ошибок. Для отмены результатов
редактирования можно воспользоваться меню Правка командой Отменить на
стандартной панели инструментов или оперативными клавишами.
Поиск и замена текста.
Поиск.
Для поиска в MS Word
предназначено окно “Найти”, которое открывается выбором команды Правка | Найти
или нажатием Ctrl+F.
Ниже приведены опции этого окна
диалога: Опция Назначение Найти Определяет объект поиска. В это поле можно ввести данные непосредственно или вставить с помощью кнопок Формат и Специальный. Кроме того, кнопка раскрытия списка, расположенная в правой части поля, позволяет задать один из четырех последних использовавшихся критериев поиска Направление Определяет направление поиска. Вперед осуществляет поиск от текущего положения курсора (или начала выделенного блока) до конца документа (или выделенного блока), Назад — от текущего положения курсора (или конца выделенного блока) до начала документа (или выделенного блока). Опция Везде осуществляет поиск в пределах всего документа Учитывать регистр Выполняет поиск с учетом прописных и строчных букв в критерии, заданном в поле Что Только слово целиком Выполняет поиск вхождений, являющихся самостоятельными словами Подстановочные знаки Поиск подстановочных знаков, специальных символов и специальных операторов, введенных в поле Найти. Если флажок Подстановочные знаки снят, все подстановочные знаки и коды специальных символов обрабатываются как обычный текст.
MS Word позволяет найти каждое
вхождение символов с учетом прописных и строчных букв, являющихся целыми
словами или частями слов. В качестве критерия поиска можно указать
последовательность символов (не более 256 символов), отформатированных определенным
образом, а также просто формат или стиль.
Замена.
Достаточно
часто поиск является не самоцелью, а выполняется для того чтобы что-то заменить,
исключить, исправить и т.д.
Окно диалога
Заменить” напоминает уже знакомое окно “Найти”. Новым является поле ввода
Заменить на. В это поле следует внести слово или символы, которыми надо заменить
найденное слово (или символы). Кнопка Заменить выполняет замену только одного
вхождения фрагмента. Кроме того, в окне присутствует кнопка Заменить все, с
помощью которой выполняется автоматически замена всех вхождений в документ
найденного слова (или символов).
Поиск и замена формата и специальных символов с
помощью клавиатуры
Инструмент
поиска — замены позволяет осуществлять замену специальных символов. Такая
необходимость может возникнуть, например, при импорте текстового файла. В этом
случае каждая строка будет заканчиваться символом абзаца, что не позволит
выровнять текст документа. Можно удалить эти символы вручную, но это займет
много времени. Целесообразно воспользоваться инструментом поиска — замены. Для поиска и замены специальных
символов в окне диалога “Заменить” предназначена кнопка «Специальный».
Кнопка «Формат» значительно расширяет возможности
поиска. При нажатии соответствующей кнопки на экране появится раскрывающийся
список. С его помощью вы можете определить элементы форматирования для текста,
задаваемого в качестве критерия, или задать параметр форматирования не
привязанный к определенному тексту. Например, вы можете найти все заголовки,
выполненные определенным стилем, или абзацы с текстом, имеющие заданный отступ.
Проверка правописания, расстановка переносов, выбор
языка.
Автоматическая проверка орфографии.
Проверка орфографии в MS Word может
осуществляться в процессе ввода текста. Для включения автоматической проверки
орфографии следует воспользоваться вкладкой “Правописание” окна диалога
Параметры”.
·
Выберите команду Сервис | Параметры, откроется окно
диалога “Параметры”.
·
Перейдите на вкладку “Правописание”.
·
Установите флажок Автоматически проверять орфографию.
·
Нажмите OK.
Теперь в процессе ввода текста MS
Word будет автоматически выделять сомнительные слова, подчеркивая их волнистой
линией.
Исправление ошибок.
Установите курсор на слове,
подчеркнутом волнистой линией.
Нажмите правую кнопку мыши. При
этом открывается контекстное меню проверки орфографии. Обычно MS Word
предлагает слова для замены из встроенных словарей. Если подходит одно из
предложенных MS Word слов, выберите его, тогда подчеркнутое слово будет
заменено на указанное.
Если MS Word подчеркнул правильно
написанное слово, то можно поступить следующим образом:
·
Если вы часто используете данное слово или выражение,
выберите Добавить, в результате чего MS Word внесет это слово в имеющийся словарь
·
Если слово встречается несколько раз, но вы не хотите
включать в его словарь, выберите Пропустить все
Проверка уже введенного текста
Всегда можете проверить орфографию уже введенного текста
или его фрагмента, выполнив одно из следующих действий:
·
Выберите команду Сервис | Орфография
·
Нажмите кнопку Орфография на стандартной панели
инструментов
·
Нажмите F7 на клавиатуре
MS Word осуществляет проверку
орфографии достаточно быстро. Проверка сводится к сравнению слов,
присутствующих в документе, со словами из словаря MS Word. Встречая слово,
которое отсутствует в словаре MS Word, автоматически открывает окно диалога
Правописание”.
Не
исключено, что нераспознанное слово написано правильно, но его нет в словаре MS
Word. В таком случае, если слово используется часто, его следует ввести в
существующий словарь.
Словари пользователя
Как мы уже говорили, процесс
проверки орфографии сводится к поиску слова в словаре. MS Word имеет основной
словарь и вспомогательные.
Для
того чтобы словарь мог быть использован в ходе проверки орфографии, его файл
(имеющий расширение .dic) нужно переписать в папку C:\Program Files\Microsoft Office\Office и подключить. Это можно
сделать с помощью вкладки “Правописание”.
·
Выберите команду Сервис | Параметры. Откроется окно диалога
Параметры”.
·
Перейдите на вкладку “Правописание”.
·
Нажмите кнопку Вспомогательные словари. Откроется
одноименное окно диалога.
·
В списке вспомогательных словарей выберите нужные,
установив флажки слева от их имен.
·
Нажмите ОК.
Теперь при проверке орфографии кроме основного словаря
будут использоваться подключенные вами вспомогательные словари.
Пользовательские словари можно пополнять и редактировать.
Проверка орфографии при работе с другими языками
Если при работе в MS Word с любым из иностранных языков
вам потребуется проверить орфографию на этом языке, вы должны установить
словарь соответствующего языка. Когда соответствующий словарь установлен, можно
проверить орфографию текста.
Проверка текстов, написанных на других языках
· Выделите
фрагмент текста, написанный на иностранном языке.
· Выберите
команду Сервис | Язык, появится окно диалога “Язык”.
· Выберите
из списка Пометить выделенный текст как язык, с которым вы работаете.
· Нажмите
OK.
Перенос слов.
Перенос
слов целесообразно выполнять на завершающей стадии редактирования. Благодаря
переносу слов, можно получить более компактный текст. Если перенос не используется,
то при выравнивании по ширине производится, так называемая, разгонка строк. Это
портит внешний вид текста, поскольку некоторые из строк оказываются мало
заполненными, и слова в них расположены с большим интервалом.
При
переносе слова разбиваются по слогам, и в них вставляются скрытые символы
мягкого переноса (так называемые, необязательные дефисы). Когда возникает
необходимость переноса, один из символов мягкого переноса разбивает слово на
части с учетом максимально возможного заполнения строки. Таким образом,
использование переноса позволяет более плотно компоновать текст на странице.
Разделение слов для переноса в документе может осуществляться автоматически или
вручную.
Автоматический перенос слов
Действие
установки режима автоматического переноса слов различается для нового и уже
существующего документа. В режиме автоматического переноса для нового документа
MS Word разделяет слова в тексте для переноса по мере их ввода. Если выполнить
автоматический перенос для существующего документа, MS Word осуществит перенос
слов, не позволяя осуществлять контроль за переносом отдельных слов.
Автоматический перенос слов
· Выберите
команду Сервис | Расстановка переносов. На экране появится окно диалога
Расстановка переносов” (рис. 6.22).
· Установить
флажок Автоматическая расстановка переносов.
· В поле
Ширина зоны переноса слов отображается величину промежутка, оставляемого между
окончанием последнего слова в строке и границей правого поля. В случае необходимости
вы можете изменить предлагаемое значение, непосредственно введя его в поле или
воспользовавшись кнопками изменения значения, расположенными в правой части
поля.
Заданная величина обозначает максимальный пустой
промежуток, который допускается у правого поля. Указанное значение будет
использоваться при определении, следует ли переносить данное слово. Слова,
попадающие в эту область будут разделены для переноса. Узкая зона уменьшит неровность
правого края текста, широкая зона сократит число переносов.
· В поле
Максимальное число последовательных переносов вы можете указать число
последовательных строк, в которых можно разделить слова для переноса.
· Нажмите
OK.
Запрещение автоматического переноса
· Выделите
фрагмент текста.
· Выберите
команду Формат | Абзац. Откроется окно диалога “Абзац”.
· Перейдите
на вкладку “Положение на странице”.
· Установите
флажок Запретить автоматический перенос слов.
· Нажмите
OK.
Вставка неразрывного дефиса и символа мягкого переноса
Для того чтобы перенести только одно слов, не обязательно
прибегать к помощи окна диалога “Расстановка переносов”. Можно самостоятельно
вставить символ мягкого переноса. Для этого установите курсор в соответствующем
месте слова и нажмите комбинацию клавиш: Ctrl+(-)дефис.
Возможна
ситуация, когда надо запретить перенос сложного слова. В этом случае вместо
обычного дефиса вы должны воспользоваться неразрывным дефисом. Вставка этого
символа осуществляется с помощью комбинации клавиш: Ctrl+Shift+(-)дефис.
Если в тексте используются словосочетания, которые не
принято разрывать при переносе, то следует воспользоваться вставкой
неразрывного пробела.
Например, не принято разрывать следующие словосочетания:
см. стр. 56.” или “рис. 12”. Для того чтобы запретить разрыв слов, между ними
следует поставить символ неразрывного пробела, который вводится нажатием комбинации
клавиш Ctrl+Shift+Spacebar.
Использование «Атотекста» и «Автозамены».
АВТОЗАМЕНА — средство для
автоматической коррекции опечаток, орфографических и грамматических ошибок,
автоматической вставки в документ фрагментов текста, графики, таблиц и т.п.
Средство автозамены можно
использовать для расшифровки аббревиатур. То есть вы можете печатать
аббревиатуру, а средство автозамены каждый раз будет вводить ее расшифровку.
Окно диалога “Автозамена”
представлено на рис. Это окно может быть путем выбора Сервис | Автозамена. Ниже
приведен список опции диалога “Автозамена”: Опция Назначение Исправлять две прописные буквы в начале слова При вводе двух прописных букв подряд в одном слове, вторая прописная буква заменяется на строчную Делать первые буквы предложения прописными Делает первую букву каждого предложения прописной Устранять последствия случайного нажатия CapsLock Если вы случайно начали вводить текст с нажатой клавишей CapsLock, MS Word заменяет текст набранный прописными буквами на строчные Заменять при вводе Автоматически исправляет текст в процессе ввода Обычный текст Заменяет введенный текст в любом формате на обычный Форматированный текст Заменяет обычный текст на форматированный Заменить Отображает имя элемента автозамены — (сокращение или слово, которое нужно автоматически заменять в процессе ввода). Слова, первоначально содержащиеся в этом списке, являются элементами автозамены по умолчанию На Отображает текст или графику, которыми следует заменить слово или сокращение, приведенное в поле Заменить
АВТОТЕКСТ - средство для автоматической вставки в документ
текстовых или графических элементов, которые могут неоднократно вставляться в
документы, например, часто используемые почтовые адреса, стандартные пункты
договора или наименования отпускаемых товаров. Каждый текстовый или графический
элемент сохраняется в виде элемента автотекста и получает свое уникальное имя.
Предварительный просмотр и печать документа.
Для печати
документов требуется:
установить принтер в среде Windows путем загрузки драйвера
(можно установить сразу же несколько
драйверов принтеров различных типов,
например Epson, MannesmanTally, Star и т.д.);
настроить опции печати.
Команда СЕРВИС, Параметры…, вкладка Печать (рис.2.6) обеспечивает задание
режимов печати документов:
Черновой — печать документа с
минимальным форматированием;
В обратном порядке — печать страниц в
порядке убывания номеров;
Обновлять поля — перед печатью все поля
документа перевычисляются;
Обновлять связи — перед печатью
просматриваются ссылки на связанные объекты
и обновляется содержимое объектов, вставленных в документ;
Графические объекты (графика, рисунки).
Рис.2.6
Фоновая печать — возможность продолжения
работы в Word во время
печати документа. Можно задать объект
печати:
Коды полей (формульные выражения вместо
результатов и значений);
Примечания (на отдельных страницах в
конце документа);
Скрытый текст (весь текст,
подготовленный как скрытый);
Команда ФАЙЛ, Параметры страницы, вкладка Размер бумаги задает формат и ориентацию
печатной страницы. Перед выводом документа на печать документ просматривается с
помощью команды ФАЙЛ, Предварительный просмотр.
В режиме предварительного просмотра возможно также редактирование текста и
изменение полей печатной страницы (см. Режимы
работы с документами).
Команда ФАЙЛ, Печать вызывает диалоговое окно
«Печать» (рис.2.7), в котором делаются установки для печати документа:
Принтер — выбор принтера из списка
установленных;
Вывести на печать — выбор
объекта печати: Документ, Сводка
документа, Примечания, Стили, Элементы
автотекста, Назначение клавиш;
Копии— указывается число печатных копий;
Мастер
записок Позволяет в диалоговом
режиме создавать несколько видов записок, для многостраничных записок
устанавливает колонтитулы
Отчеты
Отчеты Создает три вида отчетов:
Изысканный, Современный, Стандартный. Содержит все возможные виды форматирования
Другие документы
Мастер повесток дня Создает
различные формы повесток дня
Мастер грамот Создает
четыре вида наградных листов
Мастер календарей Создает
календарь на год
Мастер
резюме Создает три
вида резюме (Изысканное, Современное, Стандартное)
Мастер таблиц Создает
различные типы таблиц
Резюме Создает
три типа резюме
Счет Создает
счет, автоматически вычисляет сумму
Табель Создает
недельный табель учета рабочего времени
Заказ Создает
заказ, автоматически вычисляет сумму
Публикации
Брошюра Создает
двухстороннюю, трехколоночную брошюру
Шаблон Характеристика
Заявление
для печати Создает три типа
заявлений для печати: Изысканное, Современное, Стандартное
Бюллетень Создает
информационный бюллетень
Мастер бюллетеней Создает
Классический или Современный бюллетень
Руководство Создает инструкции,
руководство, документацию с содержанием и алфавитным списком
Справочник Создает
адресные или телефонные справочники
Диссертация Шаблон для оформления
диссертаций, со списком литературы, алфавитным указателем
Замена шаблона
Представьте
себе ситуацию: вы создали служебную записку. В дальнейшем эта записка переросла
в статью, а в последствии и в отчет вашей деятельности. Для каждого из этих
документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить документ так,
как того требует его назначение. Таким образом вы можете изменить шаблон и
получать новый документ. Сначала вы используете шаблон “Стандартная записка”,
затем для статьи можно использовать шаблон “Брошюра”, преобразованный к
требованиям издания, для которого предназначена статья. Далее, дополнив
содержимое, можно воспользоваться шаблоном “Отчет”. При этом содержание
документа может меняться незначительно, но благодаря оформлению вы получите три
совершенно разных документа.
Пример. Замена шаблона
§
Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога
Шаблоны и надстройки”.
§
Нажмите кнопку Присоединить, откроется окно диалога
Присоединение шаблона”.
§
Выберите нужную папку, а в папке — название требуемого
шаблона. Нажмите Открыть. Снова будет открыто окно диалога “Шаблоны и надстройки”.
§
Установите флажок Автоматически обновлять стили
документа. Нажмите OK
В активном документе используемые стили будут изменены на
стили из присоединенного шаблона.
Изменение документа при изменении присоединенного к нему
шаблона
В
предыдущем примере вы увидели, как изменяется документ при замене шаблона, на
котором он основан. Таким образом при замене присоединенного к документу
шаблона, происходят следующие изменения:
§
Если к документу присоединить другой шаблон, в
документе станут доступными элементы из нового шаблона
§
При внесении изменений в шаблон новые свойства
приобретут только документы создаваемые на основе измененного шаблона
§
На созданные ранее документы изменения в шаблоне, на
котором они основаны, не влияют
§
При замене шаблона в документе соответствующим образом
будут изменены только то есть стили, названия которых в точности соответствуют
существующим в новом шаблоне
Использование нескольких шаблонов одновременно
MS Word
позволяет использовать несколько шаблонов одновременно. Такая необходимость
может возникать, когда из одного шаблона вы хотите позаимствовать, например,
форматирование страницы, из другого — стили, из третьего — оперативные клавиши
или макросы. Как вы уже знаете, в таких случаях можно скопировать нужные
элементы из разных шаблонов через окно диалога “Организатор”. В качестве
альтернативного способа можно подключить нескольких шаблонов одновременно.
Однако использование нескольких шаблонов имеет свои особенности.
При
использовании нескольких шаблонов с одинаковыми имена стилей могут возникнуть проблемы, связанные с
совпадающими именами. Если вы внесли изменения в стандартный стиль, который
используете в текущем шаблоне, а в подключенном для копирования шаблоне
оказался еще не измененный стиль, то автоматически измененные стили заменятся
на прежние. Поэтому, при использовании нескольких шаблонов ваша задача усложняется
необходимостью скопировать шаблон и заменить совпадающие имена стилей.
Пример.
Одновременное использование нескольких шаблонов
§
Выберите команду Файл | Шаблоны. Откроется окно диалога
Шаблоны и надстройки”.
§
Нажмите кнопку Добавить. Откроется окно диалога
Добавление шаблона”.
§
Выберите из списка нужные шаблоны (для выделения сразу
нескольких файлов используйте клавиши Shift и Ctrl, как описано в предыдущем примере).
§
Нажмите кнопку Открыть. Вы возвратитесь в окно диалога
Шаблоны и надстройки”. При этом добавленные шаблоны появятся в списке
загруженных шаблонов.
§
Нажмите OK.
Изменение шаблона
При
работе с документом, построенным на основе какого-то шаблона, может возникнуть
необходимость внести в шаблон изменения. Обычно это касается стилей и
параметров форматирования страницы. При этом можно непосредственно видоизменять
сам шаблон, а можно вносить изменения в документ, основанный на этом шаблоне, и
затем сохранить внесенные изменения в шаблоне.
Внося изменения в шаблон, обязательно копируйте его, с
тем, чтобы исходный шаблон не был поврежден.
§
Выберите команду Файл | Открыть, откройте шаблон,
который хотите изменить, и сохраните его под другим именем. Дальнейшие действия
осуществляются с копией шаблона.
§
Если в окне диалога “Открытие документа” отсутствует
список шаблонов, выберите в поле Тип файла значение Шаблон документа.
§
Внесите изменения в стили шаблона, подписи рисунков,
формат страницы, макросы, элементы автотекста, панели инструментов, настройки
меню и оперативные клавиши.
§
С помощью окна диалога “Организатор” меню Сервис
Шаблоны и надстройки можно скопировать из шаблона в другой шаблон любой элемент
(стили, автотекст, панели, макросы), переходя на соответствующие вкладки окна
диалога.
§
Для копирования стилей перейдите на вкладку “Стили”.
§
Нажмите кнопку Закрыть файл, она изменит название на
Открыть файл. Нажмите ее, откроется окно диалога “Открытие файла”.
§
В поле Тип файл” укажите Шаблоны документов, выберите
из списка шаблонов требуемый файл и откройте его.
§
Повторите эту процедуру для шаблона, в который
необходимо скопировать элементы списка.
§
Теперь, когда с обеих сторон окна диалога открыты
нужные вам шаблоны, выделите элементы списка стилей, которые нужно скопировать,
используя клавиши Shift или Ctrl.
§
Нажмите кнопку Копировать. Если в шаблоне имеются
одноименные стили, которые вы не хотите использовать, нажмите кнопку Удалить.
При необходимости переименовать стиль используйте кнопку Переименовать.
§
Закончив внесение изменений в стили выберите следующую
вкладку. Действия в каждой вкладке аналогичны описанным выше.
§
Для завершения внесения изменений в шаблон нажмите
кнопку Закрыть.
§
Сохраните шаблон.
Создание собственного шаблона.
Описанная выше процедура изменения шаблона через документ
может расцениваться как создание шаблона, ведь вы изменили документ, созданный
на базе шаблона, и сохранили его в качестве нового шаблона, таким образом
появился новый шаблон. Безусловно, понятия изменение и создание шаблона
взаимосвязаны.
Таким образом, условно можно
предложить два способа создания шаблона:
§
Изменить документ, созданный на основании какого-то
шаблона, и сохранить его в качестве нового шаблона
§
Создать документ, основанный изначально на шаблоне
Обычный”, внести в него все возможные установки (элементы шаблона) и сохранить
в качестве нового шаблона
Последний способ безусловно чрезвычайно трудоемкий, но
если среди имеющихся встроенных шаблонов вы не находите ничего, что
соответствовало бы определенным требованиям, предъявляемым к нужному вам
документу, другого выхода нет. Однако в этом способе есть некоторое осложнение
опять же связанное с макросами и элементами автотекста. Дело в том, что если
шаблон строится на обычном шаблоне, то макрос и автотекст записываются в шаблон
Обычный”, а созданный вами шаблон не будет содержать этих элементов. Для того
чтобы обойти это ограничение, следует поступить по аналогии с предыдущим
примером создания шаблона на основе документа.
Перед тем как создавать макрос или элемент автотекста
следует сохранить шаблон, тогда он будет восприниматься MS Word как специальный.
Затем можно создать макрос и элементы автотекста.
Лекция 5.
Объекты в Word.
Продолжительность 2 часа.
Цель данной темы
- освоение приемов и способов работы с объектами в редакторе MS Word 97 для составления и
оформления не стандартных документов.
Теоретический материал:
1. Использование
WordArt оформления
заголовков в документах рекламного характера.
2. Применение
редактора формул.
3. Вставка
рисунков, звуковых и видео фрагментов в документы Word.
4. Использование диаграмм для оформления документов.
Использование WordArt оформления заголовков
в документах рекламного характера.
При помощи WordArt можно превратить обычный текст в графику.
Можно придать тексту определенную форму, повернуть или растянуть буквы, сузить
или расширить промежутки между символами, наклонить под определенным углом
слова, использовать в тексте цвет, обрамление и затенение, создать
отбрасываемые текстом тени. Комбинируя различные эффекты WordArt, можно создать
оригинально оформленные приглашения, объявления и т.д.
WordArt это программа,
использующая механизм OLE (Object Linking and Embedding связывание и внедрение объектов), являющаяся
приложением MS Word.
Добавление и изменение фигурного текста
Для создания фигурного текста предназначена кнопка
Добавить объект WordArt на панели инструментов Рисование. Вызвать, которую
можно нажав кнопку Рисование на стандартной панели инструментов. Существует
возможность добавить к тексту тень, наклонять, вращать и растягивать его, а
также вписать в одну из стандартных форм. Поскольку фигурный текст является
графическим объектом, для его изменения — например, добавления заливки рисунком
можно использовать кнопки панели рисования. Кнопка Добавить объект WordArt заменила
отдельную программу WordArt, которая поставлялась с предыдущими версиями программ
Microsoft: Office, Works, Publisher 95 и т. п.
Обратите внимание на
то, что фигурный текст является графическим объектом, а не текстом. Фигурный
текст не отображается на экране в режиме структуры. Также невозможно выполнить
проверку орфографии фигурного текста.
Добавление фигурного текста.
1
На панели инструментов Рисование нажмите кнопку Добавить
объект WordArt .
2
Выберите нужный текстовый эффект, а затем нажмите кнопку OK.
3
Введите текст, который необходимо отформатировать, в
диалоговое окно Изменение текста WordArt, выберите необходимые параметры, а
затем нажмите кнопку OK.
4
Для изменения фигурного текста используйте кнопки на панелях
инструментов WordArt и Рисование.
Изменение фигурного текста
1
Дважды щелкните фигурный текст, который следует изменить.
2
Измените текст, внесите прочие изменения, а затем нажмите
кнопку OK.
Добавление тени и объема к объекту WordArt.
Для добавления тени к
графическому объекту используйте инструмент Тень на панели рисования. Для
изменения положения или цвета тени выберите команду Настройка тени, а затем
используйте инструменты на панели Настройка тени.
Для добавления объема к линиям,
авто фигурам и полилиниям используйте инструмент Объем на панели рисования.
Таким образом можно изменить глубину, угол поворота, угол наклона, направление
освещения и текстуру поверхности объекта. Для изменения объема выберите команду
Настройка объема, а затем используйте инструменты на панели Настройка объема.
К объекту можно добавить тень
либо объем, но не оба эффекта сразу; при добавлении объема к объекту, который
имеет тень, она исчезает.
Изменение заливки в объектах WordArt.
Используйте инструмент Цвет
заливки на панели рисования для добавления к графическим объектам одноцветной,
градиентной, узорной и текстурной заливки. Чтобы удалить заливку или создать
прозрачный графический объект, щелкните стрелку рядом с полем Цвет заливки, а
затем выберите параметр Нет заливки.
Применение редактора формул.
Пользуясь редактором формул
можно:
§
Вводить математические символы и операторы, дроби,
интегралы, корни, матрицы и т.д.
§
Выбирать размер, расположение и формат различных
элементов формулы
Большим достоинством является и
то, что экранное изображение в точности воспроизводится при печати документа.
Это значительно упрощает редактирование формул по сравнению с работой в
символьных редакторах.
Созданная
в редакторе формула помещается в документ MS Word в качестве объекта,
аналогично рисункам, диаграммам и другим графическим элементам. При
необходимости можно быстро открыть редактор формул и отредактировать формулу
прямо в документе. Внести изменения в формулу без помощи редактора в документе
невозможно, но можно переместить и изменить ее размер.
Открытие редактора формул
§
Выделите в тексте место, предназначенное для вставки
формулы.
§
Выберите команду Вставка | Объект.
§
В открывшемся окне диалога “Вставка перейдите на вкладку “Создание”.
§
В списке Тип объекта выберите Microsoft Equation 3.0.
§
Нажмите OK.
Вставка рисунков, звуковых и видео фрагментов в
документы Word.
Работа с рисунками в документе
В комплект поставки Word входит коллекция рисунков в
составе Clip Gallery. Clip Gallery содержит большое количество профессионально
выполненных рисунков, предназначенных для оформления документов: от
географических карт до изображений людей и от зданий до театральных занавесов.
Найти нужный рисунок очень просто. Для этого выберите
команду Рисунок в меню Вставка, команду Картинки, а затем — вкладку Clip Art
или Pictures.
Также существует возможность вставки рисунков и
отсканированных фотографий из других программ и файлов. Для вставки рисунка из
другой программы необходимо выбрать команду Рисунок в меню Вставка, а затем —
команду Из файла. При выделении рисунка на экране появляется панель
инструментов Настройка изображения, которую можно использовать для обрезки
изображения, добавления границ, а также регулировки яркости и контрастности.
Для вставки отсканированной фотографии выберите команду Рисунок в меню Вставка,
а затем — команду Со сканера. На экране появится рисунок в окне программы
Microsoft Photo Editor, предназначенной для редактирования рисунков.
По умолчанию импортированные рисунки являются
перемещаемыми, т. е. вставляются в графический слой, что позволяет задать их
точное положение на странице и поместить впереди или позади текста и других
объектов. Для преобразования перемещаемого рисунка во встроенный, т. е.
рисунок, который вставляется непосредственно в позицию курсора и ведет себя как
обычный текстовый символ, выделите рисунок, выберите команду Рисунок в меню
Формат, а затем снимите флажок Поверх текста на вкладке Положение.
Вставка звуковых и видео фрагментов производиться
аналогично вставке рисуков.
Редактирование рисунка
§
Выделите рисунок, который необходимо отредактировать.
§
На панели инструментов Рисование выберите необходимые
параметры.
Для редактирования отсканированного рисунка можно
использовать приложение Microsoft Photo Editor. Дополнительные сведения
содержатся в справочной системе Photo Editor. Для установки приложения
Microsoft Photo Editor необходимо запустить программу установки. Для получения
дополнительных сведений нажмите кнопку.
Размещение текста и рисунков на странице
Для перемещения графических объектовѕ включая поля,
авто фигуры, картинки, фигурный текст, рисунки и импортированную графикуѕ
во многих случаях достаточно просто перетащить их туда, куда необходимо. Однако
существует возможность перемещения объекта в точно заданную позицию, а также
"привязки" или прикрепления объекта к абзацу таким образом, чтобы при
перемещении абзаца объект перемещался автоматически.
Текст располагается вокруг графического объекта любого
размера и формы. При этом существует возможность задания определенных сторон
поля или графики, вдоль которых требуется расположить текст, а также расстояние
между полем или графикой и окружающим текстом.
Текст и графика разделяется на уровни. Например,
существует возможность создания подложки, появляющейся на распечатанных
страницах документа.
Графические объекты выравниваются между собой или
относительно страницы, например, по верхнему или левому краю страницы.
Графические объекты упорядочиваются (или распределяются) таким образом, чтобы
они были равноудалены друг от друга или вертикально, или горизонтально,
или относительно всей страницы.
Возможно перемещение графического объекта, составных выделенных
фрагментов, или группы. Для перемещения графического объекта или их группы
маленькими шагами необходимо его слегка "сдвигать".
Использование
и диаграмм для оформления документов.
Для построения диаграмм в документах Office предназначено приложение MS Graph 97.
При построении диаграммы вам необходимы данные, которые вы
предполагаете представить в графическом виде. Фактически MS Graph строит
диаграммы из собственной таблицы данных. В эту таблицу данных для могут быть
введены одним из следующих способов:
§
Выбраны из таблицы, содержащейся в документе MS Word.
§
Введены в таблицу данных MS Graph непосредственно.
§
Импортированы из MS Excel, Lotus 1-2-3 или из
текстового файла.
§
Считаны из существующей диаграммы MS Excel.
Основные типы диаграмм
MS Graph
позволяет создавать четырнадцать различных типов диаграмм:
· Линейчатая
(двух- и трехмерная)
· Гистограмма
(двух- и трехмерная)
· С
областями (двух- и трехмерная)
· График
(двух- и трехмерная)
· Круговая
(двух- и трехмерная)
· Кольцевая
· Радар
· XY-точечная
· Трехмерная
поверхность
У каждого
типа диаграммы, как у плоской, так и у объемной существуют несколько форматов.
Всего в MS Graph насчитывается более восьмидесяти встроенных форматов диаграмм.
Элементы диаграмм.
Все
диаграммы строятся на основании следующего набора основных элементов:
§
Серии (ряды данных)
§
Оси координат
§
Деления
§
Подписи делении
§
Цена деления
§
Легенда
§
Заголовки
Ряд данных.
Набор связанных между собой элементов данных,
соответствующий одному столбцу или одной строке таблицы данных. Каждому из
рядов на диаграмме соответствует отдельный цвет и/или способ обозначения.
Диаграммы всех видов, кроме круговой, могут содержать несколько рядов данных.
Ось
Линия, проходящая вдоль одной из сторон области построения
и обеспечивающая возможность привязки точек диаграммы к числовым значениям, а
также позволяющая сравнивать величины между собой. На большинстве диаграмм
данные откладываются вдоль вертикальной оси (y), а категории — вдоль
горизонтальной (x).
Деления и подписи
делении.
Деления выглядят как небольшие засечки на осях, аналогично
делениям на обычной линейке. Их подписи определяют категории данных, значения
или ряды. Подписи делении содержатся в специально предназначенных для них
ячейках таблицы данных.
Цена деления.
Расстояние между
делениями на координатной оси.
Цена деления определяет масштаб диаграммы. Под масштабом диаграммы понимается
диапазон изменения величин по одной из осей, а также цена деления.
Легенда.
Область, позволяющая сопоставить каждому из рядов данных
на диаграмме цвет и стиль оформления.
Заголовки в
диаграммах.
Описательный текст, располагающийся вдоль осей или по
центру в верхней части диаграммы.
Подпись данных.
Подпись данных содержит дополнительные сведения об
элементе данных. Подпись может быть сопоставлена отдельной точке, ряду данных
или всем элементам диаграммы.
Маркер данных.
Полоса, область, точка, сегмент или другой объект на
диаграмме, соответствующий одному значению или величине из одной ячейки таблицы
данных. Набор связанных элементов данных составляет ряд диаграммы.
Область
диаграммы.
Вся диаграмма целиком вместе со всеми элементами.
Область
построения
Для двухмерных диаграмм область построения ограничена
осями и содержит ряды данных. Для трехмерных диаграмм это область, ограниченная
осями и содержащая ряды данных, названия категорий, подписи делений и осей.
Сетка
Линии сетки проводятся через деления на осях диаграммы и
облегчают работу с данными.
Планки погрешностей
Графические полосы, размер которых отражает возможные
ошибки (или степень неопределенности) для каждой точки в ряду данных.
Вертикальные планки погрешностей могут быть добавлены на двумерные заполненные
диаграммы, гистограммы, линейчатые диаграммы, графики и пузырьковые диаграммы.
Графики и пузырьковые диаграммы также могут быть снабжены горизонтальными
планками погрешностей. Планки погрешностей могут быть выделены и
отформатированы как группа объектов.
Стенки и
основание
Области, ограничивающие диаграмму и создающие для нее
объемный эффект. И стенки, и основание размещаются в области построения.
Создание диаграммы
§
Если в качестве источника данных для создания диаграммы
используется таблица в документе Word, выделите ее.
§
В Microsoft Word выберите команду Объект в меню
Вставка, а затем — вкладку Создание.
§
Выберите Диаграмма Microsoft Graph 97 из списка Тип объекта.
§
Для размещения объекта в графическом слое, где его
можно позиционировать с помощью команд меню Действия на панели инструментов
Рисование, установите флажок Поверх текста.
§
Для размещения диаграммы в текущем абзаце как обычного
текстового символа снимите флажок. Поверх текста.
§
Нажмите кнопку OK.
§
Для замены образца данных щелкните ячейку в таблице, а
затем введите необходимые данные.
§
Для возвращения в Word щелкните на документ Word вне
области диаграммы.
При создании диаграммы путем выбора команды Объект в меню
Вставка и последующем выборе типа объекта Диаграмма Microsoft Graph 97,
Microsoft Graph отображает диаграмму, а также таблицу MS Graph, содержащую
связанные с ней данные. Таблица MS Graph является образцом, показывающим, куда
вводить подписи строк и столбцов и сами данные. После создания диаграммы можно
ввести новые данные в таблицу MS Graph, импортировать данные из текстового
файла или файла Lotus 1-2-3, импортировать лист или диаграмму Microsoft Excel
или скопировать данные из другой программы.
Добавление данных к диаграмме.
Для добавления данных к диаграмме Microsoft Graph необходимо либо
непосредственно ввести их в таблицу MS Graph, либо скопировать, а затем вставить в таблицу данные из
другой программы. Например, после создания диаграммы Microsoft Graph из таблицы Word и добавления
к таблице строк или столбцов данных появляется возможность скопировать эти
строки или столбцы, а затем вставить их в таблицу MS Graph.
Добавление заголовка к диаграмме или оси.
§
В текстовом процессоре Word дважды щелкните диаграмму,
к которой необходимо добавить заголовок.
§
Выберите команду Параметры диаграммы в меню Диаграмма,
а затем — вкладку Заголовки.
§
Для добавления заголовка к диаграмме введите
необходимый текст в поле Название диаграммы.
§
Для добавления одного или нескольких заголовков оси
щелкните соответствующее окно для каждого заголовка, а затем введите
необходимый текст.
§
Для возврата в Word щелкните документ Word.
Изменение
типа диаграммы.
Во многих плоских диаграммах существует возможность
изменения типа диаграммы для всей диаграммы или отдельного ряда данных. В
пузырьковых диаграммах изменяется тип только всей диаграммы. Во многих объемных
диаграммах изменение типа влияет на всю диаграмму. Для отдельных рядов данных
брусковых и столбчатых диаграмм можно выбрать конический, цилиндрический или
пирамидальный тип.
§
В Word дважды щелкните диаграмму, которую необходимо
изменить.
§
Если тип диаграммы следует изменить для отдельного ряда
данных, выделите его.
§
Если тип диаграммы следует изменить для всей диаграммы,
ничего не выделяйте.
§
Выберите команду Тип диаграммы в меню Диаграмма.
§
Выберите необходимый тип диаграммы на вкладке
Стандартные или Нестандартные.
§
Для применения конического, цилиндрического или
пирамидального типа к отдельному ряду данных брусковой и столбчатой диаграммы
выберите Коническая, Цилиндрическая или Пирамидальная в списке Тип на вкладке
Стандартные, а затем установите флажок Применить.
§
Для возврата в Word щелкните документ Word.
Примечание. При
снятии флажка Применить изменяется тип всей диаграммы, независимо от выделения
отдельного ряда данных.
Изменение текста и данных на диаграмме
Значения и текст диаграммы связаны с таблицей, при помощи
которой создавалась диаграмма. При изменении данных в таблице диаграмма обновляется.
При изменении на диаграмме текста подписей оси категорий,
названий рядов данных, легенды и подписей значений они перестают быть
связанными с ячейками соответствующей таблицы. Для изменения текста без потери
связи с ячейками необходимо редактировать текст в таблице.
§
В Word дважды щелкните диаграмму, которую необходимо
изменить.
§
При работе с диаграммой Microsoft Graph перейдите в
соответствующую таблицу.
§
Выделите ячейку, содержащую значение или текст, который
необходимо изменить.
§
Введите новый текст или значение.
§
Нажмите клавишу ENTER.
§
Для возврата в Word щелкните документ Word.
Изменение цветов, образцов, линий, заливок и границ
диаграмм
Эта процедура используется для изменения цветов,
применения текстур или узоров, а также изменения ширины линии или типа границы
для маркеров данных; области диаграммы; области построения; линий сетки, осей и
подписей делений на плоских и объемных диаграммах; планок погрешностей на
плоских диаграммах; а также стенок и основания на объемных диаграммах.
§
В Word дважды щелкните диаграмму.
§
Дважды щелкните элемент диаграммы, который необходимо
изменить.
§
При необходимости выберите вкладку Вид, а затем
выберите нужные параметры.
§
Для определения эффекта заливки выберите команду
Способы заливки, а затем задайте необходимые параметры на вкладках Градиентная,
Текстура и Узор.
§
Для возврата в Word щелкните документ Word.
Форматирование осей применяется также для подписей
делений. Линии сетки форматируются независимо от осей.
Лекция
6.
Работа с таблицами в документах MS Word 97.
Продолжительность 2 часа.
Цель данной темы
- освоение приемов и способов работы с таблицами в редакторе MS Word 97.
Теоретический материал:
1. Создание
таблиц.
2. Ввод
данных и перемещение по таблице.
3. Редактирование
таблиц.
4. Форматирование
таблиц.
5. Преобразование
текста в таблицу и таблицы в текст.
6. Сортировка
и проведение вычислений в таблицах.
В своей
работе с текстовыми редакторами достаточно часто приходится сталкиваться с
упорядоченной информацией. Наилучшим способом хранения такой информации в документах
являются таблицы. Кроме этого можно пользоваться таблицами для представления
разнообразных списков, перечней, финансовой информации и решения большого числа
других задач. Таблицы могут даже содержать иллюстрации для улучшения восприятия
информации, содержащейся в таблице. Например, перечень товаров помимо
наименования товара и цены может содержать графическое изображение товара —
очень наглядно.
MS Word
предоставляет в ваше распоряжение широкий набор средств для работы с таблицами,
упрощающих выполнение большинства практических задач. Команды, предназначенные
для работы с таблицами, позволяют
упростить создание и редактирование таблицы, а также упорядочить и
отформатировать содержащиеся в ней данные.
Таблица представляет сетку,
образованную столбцами и строками. Пересечения столбцов и строк образуют ячейки
таблицы. Каждая ячейка независима от других элементов таблицы, для нее вы
можете установить требуемый размер и формат.
Ячейки
могут содержать текст, числа, графические изображения или формулы. Если вводится в ячейку текст, при достижении
правого края он будет автоматически переноситься на следующую строку в
соответствии с шириной ячейки. При изменении ширины столбца или ячейки текст
автоматически будет переноситься на следующую строку (при уменьшении ширины)
или возвращаться на предыдущую строку (при увеличении ширины) так, чтобы
полностью заполнить ячейку нового размера.
Создание таблиц.
Таблица
может быть вставлена в произвольное место документа. Размер таблицы может
превышать размер страницы, поэтому ее часть может размещаться на одной или нескольких
последующих страницах. В таком случае можно определять заголовки для таблицы
таким образом, что, если таблица будет размещена на нескольких страницах, в
верхней части каждой страницы заголовки будут отображаться автоматически.
Для
создания таблицы можно воспользоваться командой Таблица | Добавить таблицу или
кнопкой Добавить таблицу на стандартной панели инструментов. При использовании
команды меню можно определить ширину столбцов и формат в процессе вставки
таблицы в текст.
Новым в
редакторе Word 97 является
возможность нарисовать сложную таблицу от руки. Для этого достаточно выбрать в
меню Таблица команду нарисовать
таблицу.
Прежде чем
приступить непосредственно к созданию таблицы, вы должны иметь хотя бы
приблизительное представление о том, сколько столбцов и строк должна иметь
таблица. На этом этапе не обязательно точно указывать параметры таблицы. После
создания всегда можно добавить и/или удалить столбцы и строки по своему
усмотрению.
Создание таблицы с помощью команды Таблица |
Добавить таблицу.
§
Установите
курсор в точку, в которой должен располагаться левый верхний угол таблицы.
§
Выберите команду Таблица | Добавить таблицу, в
результате чего на экране появится окно диалога “Вставка таблицы”.
§
Укажите требуемое число столбцов и строк. Число можно
выбрать или напечатать в соответствующей строке ввода. На этом
этапе достаточно задание приблизительных значений. В дальнейшем вы всегда
сможете изменить число строк и столбцов в таблице.
§
Если вы четкое представление о ширине столбцов, укажите
требуемое значение в строке ввода “Ширина столбца”. Если не знаете, какую
ширину должны иметь столбцы, оставьте значение по умолчанию. В соответствии с
этим значением Word создаст таблицу на всю ширину документа и установит для
всех столбцов одинаковую ширину. В дальнейшем вы сможете индивидуально
настроить ширину каждого из столбцов в таблице.
§
Выберите кнопку Автоформат, если хотите применить к
создаваемой таблице один из стандартных форматов.
§
Нажмите кнопку ОК. В результате определенная вами
таблица появится в вашем документе. При этом курсор будет расположен в первой
ячейке.
Может оказаться, что созданная
вами таблица окажется невидимой. Такая ситуация возможна в том случае, если
опция Сетка выключена. О действии этой опции вы узнаете в разделе “Отображение
и маскирование линий сетки и маркеров конца ячеек и строк”.
Создание таблицы с помощью команды Таблица |
Нарисовать таблицу.
Выберите место создания таблицы.
§
Если панель инструментов Таблицы и границы не отображена,
нажмите кнопку Таблицы и границы . После этого появится панель инструментов и указатель
мыши изменится на перо.
§
Если панель инструментов Таблицы и границы отображена,
нажмите кнопку Нарисовать таблицу . Указатель мыши изменится на перо.
§
Чтобы определить внешние границы таблицы, переместите
(проведите) указатель при нажатой кнопке мыши из одного угла таблицы в другой.
Затем прорисуйте линии столбцов и строк.
§
Для удаления линии нажмите кнопку Ластик и сотрите
линию.
§
После создания таблицы выберите мышкой ячейку и
вставляйте текст или графику.
Ввод данных и перемещение по таблице.
Если
вы создали новую таблицу, курсор будет располагаться в первой ячейке, расположенной
в левом верхнем углу таблицы. Для ввода данных в эту ячейку вы должны с помощью
клавиатуры ввести требуемый текст или числа.
Поскольку
ввод текста (или чисел) осуществляется в ячейку таблицы, вы можете ввести
больше символов, чем может поместиться в одной строке. Word автоматически перенесет
символы, которые не поместились в текущей строке, на следующую строку в той же
ячейке. Количество строк в ячейке таблицы будет увеличено таким образом, чтобы
в ней поместились все вводимые символы. Аналогичным образом Word реагирует на
нажатие Enter. Курсор перемещается на расположенную ниже строку той же ячейки.
В результате высота строки увеличивается.
Наиболее
простой способ перемещения по ячейкам таблицы заключается в использовании мыши.
Для того чтобы перейти в требуемую ячейку, достаточно установить на нее
указатель мыши и нажать левую кнопку.
Если
в своей работе вы предпочитаете пользоваться клавиатурой, для перемещения в
следующую ячейку используется клавиша Tab. Для перехода к предыдущей ячейке
нажмите Shift+Tab. Если клавиша Tab будет нажата в тот момент, когда курсор
расположен в последней ячейке таблицы, Word вставит новую строку и переместит
курсор в ее первую ячейку.
В
таблице представлены клавиши для перемещения по таблице. Для того чтобы покинуть
таблицу, вы должны с помощью мыши или клавиш-стрелок переместить курсор за пределы
таблицы. Клавиша Назначение Tab Перемещается курсор вправо на одну ячейку. Вставляет новую строку, если курсор расположен в последней ячейке Shif+Tab Перемещается курсор влево на одну ячейку Alt+Home и Alt+End Перемещает курсор в первую или последнюю ячейку строки, соответственно Alt+PgUp и Alt+PgDn Перемещает курсор в первую или последнюю строку столбца, соответственно
Редактирование таблиц.
На
практике достаточно часто возникает необходимость изменить параметры таблицы, в
которой содержатся данные. MS Word предоставляет в наше распоряжение широчайшие
возможности по редактированию таблиц, включая вставку и удаление ячеек, строк и
столбцов, перемещение и копирование ячеек, изменение высоты и ширины ячеек и
многое другое.
Выбор ячеек
Прежде
чем выполнить команду редактирования, вам необходимо выбрать строки, столбцы
или ячейки, над которыми в дальнейшем будут выполняться действия. MS Word позволяет
выбрать целиком одну или несколько строк и столбцов. Для отображения выбранных
ячеек используется инверсное изображение.
Использование меню
Команды
меню позволяют выбрать строки, столбцы, а также целиком всю таблицу.
· Установите
курсор в ячейку, принадлежащую строке или столбцу, которую требуется выбрать.
Если вы хотите выбрать целиком таблицу, курсор может быть установлен в любой из
ячеек.
· Выберите
меню Таблица. Затем, в зависимости от того, хотите ли вы выбрать сроку, столбец
или целиком таблицу, выберите одну из команд: Выделить строку, Выделить столбец
или Выделить таблицу.
Использование мыши
Если
вы хотите выбрать с помощью мыши одну ячейку, установите указатель мыши между
левой линией сетки, ограничивающей ячейку, и маркером конца ячейки. Указатель
мыши примет форму стрелки, направленной слева направо. В заключение нажмите
кнопку мыши. Если вы нажмете кнопку мыши дважды, выделенной окажется вся
строка.
При
выборе фрагмента таблицы с помощью мыши указатель мыши может также располагаться
вне таблицы. В этом случае выделенный фрагмент зависит от положения курсора
мыши.
Использование мыши для выбора
фрагментов таблицы Для выбора фрагмента таблицы Выполните следующие действия Символы Установите указатель мыши перед первым символом, нажмите кнопку мыши и, не отпуская ее, переместите указатель мыши к последнему символу Для выбора фрагмента таблицы Выполните следующие действия Ячейка Установите указатель мыши между левой линией сетки, ограничивающей ячейку, и маркером конца ячейки. После чего нажмите кнопку мыши Группа ячеек Выберите первую ячейку или содержимое ячейки. Далее, не отпуская кнопку мыши, переместите указатель в последнюю ячейку Строка Выполните действия аналогичные выбору одной ячейки, но нажмите кнопку мыши не один, а два раза. Альтернативный способ: нажмите мышью пространство слева от выбираемой строки (вне таблицы); для выделения нескольких строк, не отпуская кнопку мыши, переместите указатель мыши на требуемое число строк вниз или вверх Столбец Нажмите мышью пространство сверху от выбираемого столбца (вне таблицы); для выделения нескольких столбцов, не отпуская кнопку мыши, переместите указатель мыши на требуемое число столбцов вправо или влево Таблица Выделите все строки или столбцы. Альтернативный способ: выделите первую строку, затем нажмите клавишу Shift и выделите последнюю строку
Использование клавиатуры
Word
предоставляет в ваше распоряжение несколько оперативных клавиш для выделения
фрагментов таблицы. Комбинация клавиш Выделение Shift+ или Символ за символом в текущей ячейке, далее саму ячейку F8, или Текущая ячейка вместе с расположенной выше или ниже. Для завершения выделения нажмите Esc F8, или Символ за символом в текущей ячейке, далее саму ячейку. Для завершения выделения нажмите Esc Alt+5 (на цифровой части клавиатуры) Таблица
Когда
вы осуществляете выбор с помощью клавиш-стрелок, вначале вы выбираете символы в
ячейке. При выходе за границы ячейки вы начинаете выбирать сами ячейки.
Если вы с помощью Shift+ или F8,
+ выберете несколько смежных ячеек в строке (например, четыре ячейки), а
затем несколько раз нажмете Shift+ , то продлите выбор на четыре ячейки в
следующих строках.
Перемещение и копирование ячеек
После
создания может потребоваться изменить расположение данных в таблице. Word
предоставляет возможность перемещать и
копировать ячейки в таблице вместе с содержащимся в них текстом.
Использование мыши для перемещения ячеек, строк и
столбцов
Для
того чтобы переместить или скопировать одну или несколько, ячеек, вместе, с их
содержимым, выполните следующие действия:
§
Выберите ячейки, строки или столбцы, которые вы
предполагаете переместить или скопировать.
§
Переместить указатель мыши в пределах выбранных ячеек
так, чтобы он принял вид стрелки, направленной справа налево.
§
Дальнейшие ваши действия зависят от того, хотите ли вы переметить
или скопировать выделенные элемента. Для того чтобы переместить элементы
таблицы, нажмите левую кнопку мыши. Если вам требуется скопировать элементы,
нажмите клавишу Ctrl, после чего нажмите левую кнопку мыши. В зависимости от
произведенных вами действий в строке состояния появится соответствующее
сообщение.
§
Переместить курсор в ячейку, расположенную левее и выше
того места, в котором должны появиться перемещенные или скопированные ячейки.
§
Отпустить кнопку мыши.
Использование команд меню Правка
При
работе с таблицей действие команд Вырезать, Копировать и Вставить из меню
Правка полностью аналогично работе с текстом. С помощью этих команд вы можете
переместить или скопировать ячейки в пределах таблицы или скопировать таблицу в
другое место. Данное средство позволяет перемещать и копировать одну или
несколько ячеек или целиком всю таблицу.
Изменение ширины столбцов.
Перемещение границ ячеек и использование
горизонтальной линейки
Для того чтобы изменить ширину столбца с помощью мыши,
установите указатель мыши на правую границу столбца. В результате указатель
примет вид вертикальной двойной линии со стрелками, направленными вправо и
влево. При этом вид указателя не зависит от того, отображаются или спрятаны
линии сетки. Нажмите кнопку мыши и переместите этот маркер столбца до установки
требуемой ширины столбцы, после чего отпустите кнопку мыши. Действие Результат Перемещение границы без нажатия каких-либо дополнительных клавиш Ширина всех столбцов справа будет изменена в соответствии с их первоначальной шириной Перемещение границы при нажатой клавише Shift Изменяется ширина только двух столбцов, расположенных слева и справа от перемещаемой границы Перемещение границы при нажатой клавише Ctrl Ширина всех столбцов справа будет изменена в соответствии с их первоначальной шириной Перемещение границы при нажатых Shift+Ctrl Ширина всех столбцов справа остается неизменной. Изменяется ширина столбца, расположенного слева от перемещаемой границы и соответственно ширина самой таблицы Перемещение границы при нажатой клавише Alt Отображается размер ширины изменяемых столбцов в см.
Автоматическая настройка ширины столбцов
таблицы
§
Выберите столбцы, ширину которых вы предполагаете
изменить. Если вы выберите столбцы не полностью (например, одну или более
строк) Word изменит ширины столбцов только в указанных строках.
§
Выберите Таблица | Высота и ширина ячейки. В окне
диалога “
§
Высота и ширина ячеек” перейдите на вкладку “Столбец”.
§
Нажмите кнопку Автоподбор. В результате окно диалога
будет закрыто, и столбцы таблицы будут выровнены в соответствии с их
содержимым.
Изменение высоты строк
Для изменения
ширины строк можно воспользоваться вертикальной линейкой или окном диалога
Высота и ширина ячеек”. Если требуется быстро настроить только одну строку, в
этом случае предпочтительнее пользоваться линейкой. Для одновременной настройки
нескольких строк целесообразно прибегнуть к средствам, предоставляемым окном
диалога “Высота и ширина ячейки”. Данное средство имеет, еще одно преимущество
есть возможность задать для высоты строк точные значения, чего нельзя сделать
с помощью линейки.
Изменение высоты строк с помощью окна диалога
Высота и ширина ячеек” Для
одновременного изменения высоты нескольких строк выполните следующие действия:
§
Выберите строки, высоту которых вы хотите изменить.
§
Выберите Таблица | Высота и ширина ячейки. В окне
диалога “Высота и ширина ячеек” перейдите на вкладку “Строка”.
§
Опция “Высота строки” позволяет вам установить
следующие значения: Значение Результат Авто Устанавливает высоту строк по самой высокой ячейке Минимум Задает минимальную высоту строки. Если содержимое ячейки превышает минимальную высоту, устанавливается высота, позволяющая вместить всю информацию Точно Задает фиксированную высоту ячейки. Если содержимое ячейки превышает фиксированную высоту, отображается только тот текст или часть графического объекта, которая помещается в указанном размере
§
На этом этапе необходимо выбрать одну из указанных
опций.
§
Если на предыдущем шаге выбрано значение Минимум или
Точно, введите требуемую величину в строке Значение. Задать значение можно в
пунктах или сантиметрах, указав после численного значения соответствующие
единицы (пт или см).
§
Если требуется отформатировать другие строки, перейдите
с помощью кнопок Следующая или Предыдущая в требуемую строку. При этом в
заголовке поля Высота строки будет отображаться номер текущей строки. Выполните
действия шагов 2 — 3.
§
Нажмите кнопку ОК. Изменение
высоты строк закончено, но прежде, чем перейти к следующему примеру давайте
остановимся еще на одном очень полезном средстве, предоставляемом вкладкой
Строка” — флажке Разрешить перенос строки на следующую страницу. Если при
установленном флажке (по умолчанию) содержимое ячейки не помещается на одной
странице, MS Word разбивает строку и переносит не поместившиеся данные на
следующую страницу.
Изменение высоты строк с помощью вертикальной
линейки
Для того чтобы настроить высоту
отдельных строк таблицы с помощью вертикальной линейки, вы должны находиться в
режиме просмотра разметки страницы. Если вы находитесь в другом режиме,
выберите Вид | Разметка страницы или воспользуйтесь кнопкой Режим разметки,
расположенной слева от горизонтальной полосы прокрутки.
Каждой
строке таблицы на вертикальной линейке соответствует горизонтальный маркер. Для
установки требуемой высоты переместите маркер соответствующей строки.
Реакция MS Word на перемещения
маркера зависит от того, каким образом и в каком направлении
осуществляется перемещение. Если при
перемещении не была нажата клавиша Ctrl, для строки устанавливается минимальное
значение высоты. В этом случае MS Word будет автоматически увеличивать высоту
строки так, чтобы в ней полностью отображалось ее содержимое. Если после
изменения высоты вы добавите в строку текст или графическое изображение, в
случае необходимости высота строки будет увеличена автоматически.
Для того
чтобы установить фиксированное значение высоты строки, при перемещении маркера
нажмите клавишу Ctrl. В этом случае часть текста или графического изображения,
которые не поместятся в отведенную им высоту, будут урезаны. Для просмотра
полного содержимого таблицы на экране или выводе на принтер вам придется
увеличить высоту строки.
Настройка положения строк
Положение строки определяется
выравнивание строк и отступом строки от левого поля страницы. Изменение вида
выравнивания и установка левого отступа не влияет на расположение текста
относительно строки. При задании левого отступа выделенные строки сдвигаются
право так, как происходит при сдвиге абзаца.
Выравнивание строк и установка левого отступа
Для выравнивания строк относительно
левого и правого полей страницы выполните следующие действия:
§
Выберите строки, для которых вы хотите изменить
выравнивание.
§
Выберите команду Таблица | Высота и ширина ячейки. В
окне диалога “Высота и ширина ячеек” перейдите на вкладку “Строка”.
§
Выберите требуемый вид выравнивания с помощью опций: По
левому краю, По центру или По правому краю.
§
Заполните поле ввода Отступ слева, введя требуемое
значение или выбрав его с помощью кнопок, расположенных в правой части строки.
§
Нажмите кнопку ОК.
Изменение ориентации текста
Можно отображать текст в ячейках
таблицы, расположенных вертикально, а не горизонтально. Для этого:
§
Выделите ячейку таблицы.
§
Выберите команду Направление текста в меню Формат.
§
Выберите нужную ориентацию.
Вставка и удаление ячеек, строк и столбцов После
создания таблицы можно изменить ее структуру, добавляя и удаляя ячейки, строки
и столбцы. Конкретный вид опций Вставить и Удалить из меню Таблица определяется
тем, какие элементы таблицы (ячейки, строки или столбцы) были выбраны перед
вызовом команды.
Вставка строк и столбцов
§
Выберите строку или столбец в зависимости от того,
хотите вы добавить строки или столбцы.
§
Выберите из меню Таблица команду Вставить строки или
Вставить столбцы. При
выборе Таблица | Вставить строки новая строка будет вставлена выше текущей
строки, а все строки, расположенные ниже нее сдвинутся вниз. При вставке
столбца новый столбец будет добавлен слева от текущего столбца, а все столбцы,
расположенные справа от него сдвинутся вправо. После вставки новая строка или
столбец становятся текущими. Если
нужно добавить строку в конец таблицы, перейдите в последнюю ячейку таблицы и
нажмите клавишу Tab.
Удаление строк и столбцов.
§
Выберите одну или несколько строк (или столбцов),
которые вы предполагаете удалить.
§
Выберите из меню Таблица команду Удалить строки или
Удалить столбцы. В
результате выбора Таблица | Удалить строки выбранные строки будут удалены, а
все строки, расположенные ниже, сдвинутся вверх. При удалении столбцов все
столбцы, расположенные справа от удаленных столбцов, сдвинутся влево. Не
обязательно вставлять или удалять строки или столбцы целиком. В некоторых
случаях может потребоваться выполнить
операции над конкретными ячейками. В этом случае действия будут аналогичны действиям, рассмотренным ранее, при
вставке и удалении строк и столбцов.
§
Выберите ячейки, которые вы хотите удалить или рядом с
которыми вы хотите вставить новые ячейки.
§
Выполните команду Таблица, из меню которой выберите
команду Вставить ячейки или Удалить ячейки. В зависимости от выбранной команды
на экране появится окно диалога “Вставка ячеек” или “Удаление ячеек”.
§
При вставке новых ячеек и удалении существующих ячеек,
MS Word сдвигает остальные ячейки. С помощью окна диалога укажите, как должно
измениться положение остальных ячеек таблицы. Отметьте, что с помощью данных
окон диалога вы можете вставить или удалить целиком строку и столбец.
§
Нажмите кнопку ОК. Выбор
Таблица | Вставить ячейки вставляет новые ячейки в текущей позиции, сдвигая выбранные
ячейки вниз или право. Аналогично выбор Таблица | Удалить ячейки удаляет выбранные
ячейки, сдвигая оставшиеся ячейки вверх или влево, чтобы заполнить образовавшееся
пустое место.
Объединение ячеек
Для объединения нескольких
расположенных рядом в одной строке ячеек выполните следующие действия:
§
Выберите ячейки, которые вы хотите объединить.
§
Выберите команду Таблица | Объединить ячейки. В
результате выбранные вами ячейки сливаются в одну ячейку.
Разбиение ячеек
Разбиение ячеек является обратной
операцией по отношению к объединению. С ее помощью можно восстановить исходное
состояние объединенных ячеек. При этом распределение текста между ячейками
будет определяться наличием символов абзаца. Первый абзац будет помещен в
первую ячейку, второй абзац — во вторую ячейку и т.д.
§
Выберите одну или несколько ячеек, которые
предполагаете разбить.
§
Выберите команду Таблица | Разбить ячейки, в результате
чего на экране появится окно диалога “Разбить ячейки”.
§
В поле ввода Число столбцов отображается количество
столбцов, на которые MS Word предлагает разбить каждую из ячеек. В случае
необходимости измените, указанное значение и нажмите ОК
Форматирование таблиц.
Использование команды Таблица | Автоформат
Команда
Таблица | Автоформат позволяет значительно сократить время, требуемое для
придания вашей таблицы профессионального вида, за счет использования
предопределенных стилей оформления таблицы. С их помощью можно быстро установить
обрамление и заливку ячеек, параметры шрифта и цветовое оформление, а также
автоматическое изменение размеров ячеек в соответствии с их содержимым.
Форматирование таблицы с помощью
команды Автоформат
§
Установите курсор в пределах таблицы.
§
Выберите команду Таблица | Автоформат, в результате
чего на экране появится окно диалога “Автоформат таблицы”.
§
Из списка предопределенных форматов выберите формат, в
наибольшей степени отвечающий вашим требованиям. Внешний вид выбранного формата
отображается в разделе “Образец”, облегчая выбор.
§
Если необходимо изменить только один или несколько
элементов оформления, сохранив при этом часть элементов оформления
существующего формата, снимите соответствующие флажки в разделе “Использовать”
(Обрамление, Шрифт, Автоподбор, Заливку, Цвет). При этом разделе “Образец”
будут отображаться изменения, вносимые вами в формат таблицы.
§
Для того чтобы применить автоформат только части
таблице, укажите в разделе “Изменить оформление” ту часть таблицы формат,
который предполагаете изменить (Строк заголовка, Первого столбца, Последней
строки, Последнего столбца).
§
Нажмите OK.
Для форматирования содержимого
ячеек можно воспользоваться приемами форматирования обычного текста.
Добавление рамки ко всей таблице или ее отдельным
ячейкам
По умолчанию в качестве обрамляющей линии в таблицах
используется сплошная тонкая. Для изменения обрамления таблицы выполните следующие
действия:
§
Выберите ячейки, которые вы хотите заключить в рамки
(или целиком всю таблицу).
§
Выберите команду Формат | Границы и заливка. Перейдите
в окне диалога “Границы и заливка ” на вкладку “Границы”.
§
Выберите в списке Тип стиль и толщину линии.
§
Выберите в списке Цвет цвет линии.
§
Выберите в разделе “Тип” тип рамки (Нет, Рамка, Сетка).
§
Нажмите OK.
Добавление заполнения к таблице
Очень эффектно смотрятся таблицы
часть ячеек которых выделена другим цветом. Для изменения цвета фона в ячейки
таблицы:
§
Выделите ячейки таблицы.
§
Выберите команду Формат | Обрамление и заливка. На
экране появится окно диалога “Границы и заливка”.
§
Перейдите на вкладку “Заливка”.
§
Выберите цвет узора из соответствующего списка. Если
предполагаете печатать свой документ на черно-белом принтере, выберите Авто или
Черный.
§
Выберите цвет фона из соответствующего списка. Если
предполагаете печатать свой документ на черно-белом принтере, выберите Авто или
Белый.
§
В разделе “Образец” просмотрите, как будет выглядеть
созданное вам заполнение. Если результаты подходящие, нажмите OK.
Нумерация строк и столбцов
Для
нумерации ячеек могут быть использованы команда Формат | Список или кнопка
Нумерованный список на панели “Форматирование”. При этом вы можете пронумеровать
столбцы, строки или группу выделенных ячеек.
Нумерация ячеек с помощью кнопки Нумерованный
список
Наиболее
быстро осуществить нумерацию ячеек с помощью кнопки Нумерованный список на
панели “Форматирование”. Однако в этом случае для нумерации будет использоваться
текущий стиль, установленный в окне диалога “Список”.
§
Выберите ячейки, строки или столбцы, которые
предполагаете пронумеровать. Если требуется пронумеровать строки, (то есть
первые ячейки в каждой строке), выделите первый столбец, для нумерации столбцов
первую строку.
§
Нажмите кнопку кнопка Нумерованный список на панели
Форматирование”.
§
Для отмены нумерации ячеек выберите ячейки, для которых
вы хотите удалить нумерацию, и повторно нажмите кнопку Нумерованный список.
Разбиение таблиц
При
работе с таблицами может потребоваться разбить таблицу на две части для того,
чтобы, например, вставить между ними текст или рисунок.
Для
разбиения таблицы установить указатель в строку, перед которой хотите разбить
таблицу. Затем выберите команду Таблица | Разбить таблицу или нажмите
Ctrl+Shift+Enter. Таблица будет разбита на две части, между которыми будет
вставлен маркер абзаца (¶), отформатированный нормальным стилем. Если вам
потребуется отменить разбиение, удалите маркер абзаца.
Преобразование текста в таблицу и таблицы в текст.
При
преобразовании текста в таблицу можно использовать текст уже содержащий
символы-разделители (запятые, знаки табуляции или маркеры абзаца) или добавить
их перед выделением текста, который требуется преобразовать.
Преобразование существующего текста в таблицу
§
Если в исходном тексте отсутствуют символы-разделители,
добавьте их: Символ-разделитель Позволяет Запятые или знаки табуляции Отделить содержимое ячеек в одной строке Маркеры абзаца Пометить концы строк
§
Выделите текст, который вы предполагаете преобразовать
в таблицу.
§
Выберите команду Таблица | Преобразовать в таблицу или
нажмите кнопку Вставить таблицу на стандартной панели инструментов. На экране
появится окно диалога “Преобразовать в таблицу”.
§
На основании выбранного текста MS Word предлагает вам
создать таблицу с указанным числом столбцов и строк, а также автоматически
устанавливая ширину столбцов и символ-разделитель, который используется при
преобразовании выделенного текста в таблицу путем разделения текста на столбцы.
Вы можете признать предлагаемые установки или изменить их по своему усмотрению.
§
Для задания числа столбцов введите в соответствующем
поле требуемое число или укажите его с помощью кнопок, расположенных в правой
части поля.
§
Для задания числа строк укажите или введите требуемое
значение в соответствующем поле.
§
Если вы хотите изменить символ-разделитель,
предложенный MS Word, выберите требуемую опцию в разделе “Разделитель”: Опция Назначение Символ абзаца Создает таблицу с указываемым числом столбцов. Каждый маркер абзаца в исходном тексте порождает ячейку Символ табуляции Создает столбцы таблицы по позициям табулятора; образует строки по маркерам абзаца. Число столбцов устанавливается равным наибольшему числу символов табуляции в абзацах или строках Точка с запятой Создает столбцы таблицы по задаваемым символам-разделителям. Эта опция изменяется в зависимости от символа-разделителя, указанного в окне диалога “Свойства: Язык и стандарты” панели управления Windows. По умолчанию принимается точка с запятой. Число столбцов устанавливается равным наибольшему числу символов “точка с запятой” в абзацах или строках Другой Создает столбцы таблицы по указанным символам. Число столбцов устанавливается равным наибольшему числу указанных символов в абзацах или строках
§
Нажмите кнопку ОК.
Преобразование таблицы в текст
происходит в обратном порядке.
Сортировка и проведение вычислений в таблицах.
Сортировка таблиц
Как
правило, таблицы создаются для того, чтобы определенным образом упорядочить
данные по столбцам и строкам. Можно изменить порядок строк в заполненной
таблице. Элементы таблицы можно упорядочить в алфавитном или цифровом порядке,
а также отсортировать их по дате. Например, можно упорядочить записи в таблице,
являющейся телефонно-адресной книгой. При этом вначале записи упорядочиваются
по фамилии, затем — по дате рождения, и в заключение — по месту проживания
(город или улица). Всего для сортировки записей могут быть использованы
значения трех столбцов, в каждом из которых вы можете задать направление сортировки
по возрастанию или по убыванию.
Сортировка информации в таблице
§
Выделите строки, которые вы хотите отсортировать, или
всю таблицу.
§
Выберите команду Таблица | Сортировка. На экране
появится окно диалога “Сортировка”.
§
По умолчанию MS Word предлагает вам упорядочить строки
по элементам первого столбца. Если у вас на этот счет имеется собственное
мнение, укажите первый столбец, по значениям которого будут сортироваться
строки.
§
Из раскрывающегося списка Тип выберите Текст, Число или
Дату.
§
Установите переключатель По возрастанию или По
убыванию.
§
Если вы хотите использовать для сортировки значения
дополнительных столбцов, повторите пп. 3 — 4 с помощью раздела “Затем”.
§
Если в таблице имеется заголовок, который не следует
включать в сортировку, установите переключатель Без строки заголовка.
§
Для того чтобы сделать сортировку чувствительной к
регистру, нажмите кнопку Параметры, установите флажок С учетом регистра и
нажмите кнопку OK.
§
Нажмите кнопку ОК.
Аналогичным образом вы можете
упорядочить строки текста или списки, которые не входят в состав какой-либо
таблицы. Обязательным условием является разделение текста символами табуляции,
запятыми или аналогичными знаками. Вы даже можете отсортировать абзацы текста.
Выполнение вычислений в таблице
§
Выделите
ячейку, в которую будет помещен результат.
§
Выберите команду Формула в меню Таблица. На экране
появится окно Формула.
§
Если Word предлагает неподходящую формулу, удалите ее
из поля Формула.
§
В списке Вставить функцию выберите функцию, необходимую
для работы. Например, для складывания чисел выберите SUM.
§
Для ссылки на ячейки таблицы введите их в скобках в
формулу. Например, для ссылки на ячейки A1 и B4 введите =SUM(a1,b4)
§
В поле Формат числа введите формат для чисел. Например,
для отображения чисел в виде процентов выберите 0,00%.
Word вставляет результат
вычисления в выбранную ячейку в виде поля. При изменении ссылок на ячейки можно
обновить результаты вычислений, выделив поле и нажав клавишу F9.
Функции, используемые полем = (Формула)
В поле = (Формула) можно
использовать значения, возвращаемые перечисленными ниже функциями. Для функций
с пустыми скобками допустимо любое число аргументов, разделенных точками с
запятыми (;). Аргументы могут быть числами, формулами или именами закладок.
Примечание. Ссылки на ячейки таблицы допустимы в
качестве аргументов следующих функций:
AVERAGE(), COUNT(), MAX(), MIN(), PRODUCT() и SUM(). Функция Возвращает ABS(x) Абсолютное значение числа или формулы (без знака). AND( x;y) 1 (истина), если оба логические выражения x и y истинны, или 0 (ложь), если хотя бы одно из них ложно. AVERAGE( ) Среднее значений, включенных в список. COUNT( ) Число элементов в списке. DEFINED(x) 1 (истина), если выражение x допустимо, или 0 (ложь), если оно не может быть вычислено. FALSE 0 (нуль). IF(x;y;z) y, если условие x истинно, или z, если оно ложно. y и z могут быть числами или строками. INT(x) Целая часть числа или значения формулы x. MIN( ) Наименьшее значение в списке MAX( ) Наибольшее значение в списке. MOD(x;y) Остаток от деления x на y. NOT(x) 0 (ложь), если логическое выражение x истинно, или 1 (истина), если оно ложно. OR(x;y) 1 (истина), если хотя бы одно из двух логических выражений x и y истинно, или 0 (ложь), если оба они ложны. PRODUCT( ) Произведение значений, включенных в список. Например, функция { = PRODUCT (1;3;7;9) } возвращает значение 189. ROUND(x;y) Значение x, округленное до указанного десятичного разряда (y). x может быть числом или значением формулы. SIGN(x) Знак числа: 1 (если x > 0) или –1 (если x < 0). SUM( ) Сумма значений или формул, включенных в список. TRUE 1.
Лекция 7.
Создание и применение макросов.
Продолжительность 2 часа.
Цель данной темы
- освоение приемов создания и
применения простейших макросов для автоматизации деятельности в редакторе MS Word 97.
Теоретический материал:
1. Понятие
макроса.
2. Создание
и редактирование макросов.
3. Использование
макросов.
4. Удаление,
переименование, копирование макросов.
5. Получение
справочной информации о макросах.
Понятие макроса.
Макрос- последовательность
операций Word, которую можно записать напрямую или в виде команд языка Visual
Basic для приложений. При запуске макроса записанные действия выполняются
снова.
Вместо того чтобы вручную делать
отнимающие много времени повторяющиеся
действия, можно создать и запускать один макрос, который будет выполнять эту
задачу.
Макросы часто используются для
следующих целей:
§
для ускорения часто выполняемых операций редактирования
или форматирования;
§
для объединения сложных команд;
§
для упрощения доступа к параметрам в диалоговых окнах;
§
для автоматизации обработки сложных последовательных
действий в задачах.
Создание и редактирование макросов.
Макросы можно создавать двумя способами:
§
в редакторе Visual Basic.
§
с помощью диалогового окна Запись макроса
Первый способ позволяет быстро создавать макросы при
минимуме усилий. При этом макрос записывается в виде последовательности
инструкций на языке программирования Visual Basic для приложений. Для изменения
инструкций макрос следует открыть в редакторе Visual Basic. В редакторе Visual
Basic можно также написать очень мощные и сложные макросы, которые не могут
быть записаны первым способом.
Создание макросов при помощи редакторе Visual Basic.
Выходит за рамки нашего курса впрочем, как и знакомство с
основами языка программирования Visual Basic.
Создание макросов при помощи окна «Запись макроса».
Подготовка к записи макроса.
§
Выполните процедуру, записываемую в макрос, установите
порядок следования команд.
§
Откройте документ, для которого создается макрос. Если
создается макрос, применимый ко всем документам, то открываемый документ должен
быть основан на обычном шаблоне.
§
Приведите документ в то состояние, в котором обычно
начинаете вручную выполнять процедуру, автоматизируемую с помощью макроса.
§
Определите для себя удобный способ выделения текста и
перемещения по нему в процессе записи макроса.
В процессе записи макроса использование мыши ограничено. С
помощью мыши можно выбирать команды меню, но нельзя перемещаться по документу и
выделять его части. Выделять текст или перемещаться по документу можно только с
помощью команд и клавиатуры.
Ниже приведены наиболее распространенные способы перемещения
по документу и выделения его частей при записи макроса:
§
Перед записью можно пометить рабочую область закладкой
с помощью команды Правка | Закладка. В процессе записи переход к ней
осуществляется выбором команды Правка | Перейти.
§
Для перехода к месту последней выполненной правки
нажмите Shift+F5
§
Для перехода к началу документа нажмите Ctrl+Home
§
Для перехода к концу документа нажмите Ctrl+End
§
Для выделения всего документа выберите команду Правка |
Выделить все или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+A
Запись макроса.
§
Выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем —
команду Начать запись.
§
В поле Имя макроса введите имя нового макроса.
§
Выберите в поле Макрос доступен для шаблон или
документ, в котором будет храниться макрос.
§
При желании введите краткое описание макроса в поле
Описание.
§
Если макросу не надо присваивать кнопку на панели
инструментов, команду меню или сочетание клавиш, нажмите кнопку OK, чтобы
начать запись макроса.
§
Выполните действия, которые следует включить в макрос.
Действия, проделанные в окне документа с помощью мыши, не
записываются. Используйте клавиатуру для записи таких действий, как выделение
текста или перемещение курсора. Мышь может быть использована для выбора нужных
команд и параметров.
§
Для приостановки записи макроса нажмите кнопку Пауза.
§
Выполните действия, которые не должны быть записаны.
§
Для возобновления записи нажмите кнопку Возобновить
запись.
§
Для окончания записи макроса нажмите кнопку Остановить
запись.
Если новому макросу будет присвоено имя уже существующего
макроса, то последний будет заменен.
Макросы хранятся в шаблонах или документах. По умолчанию
макросы сохраняются в шаблон «Обычный», чтобы они были доступны всем
документам. Если макрос, сохраненный в шаблоне «Обычный», используется только в
документах определенного типа, можно скопировать этот макрос в шаблон этого
типа и удалить его из шаблона «Обычный» используя, диалоговое окно Организатор.
Изменение макросов.
Как уже ранее говорилось изменять, редактировать макрос
можно только в редакторе
Visual Basic.
§
Выберите команду Макрос в меню Сервис, а затем —
команду Макросы.
§
Выберите имя макроса, который требуется
отредактировать, в списке Имя.
§
Если имени нужного макроса нет в списке, выберите в
поле Макросы из другой список макросов.
§
Нажмите кнопку Изменить. Внесите необходимые
исправления, удалите ненужные действия или добавьте инструкции, которые нельзя
записать обычным способом.
§
Закройте окно редактора.
Использование макросов.
После записи макроса следует проверить его
работоспособность. Для этого в окне диалога “Макрос” выберите записанный макрос
и нажмите кнопку Выполнить. Теперь нужно выбрать удобный способ запуска
макроса. Можно по своему усмотрению воспользоваться следующими вариантами
запуска:
§
Создать специальную кнопку на панели инструментов
§
Создать собственную команду меню
§
Назначьте макросу комбинацию клавиш
Назначение макросу кнопки запуска
§
Если вы находитесь в окне диалога “Запись макроса”,
нажмите кнопку Панели. В качестве альтернативного способа выберите команду
Сервис | Настройка. Откроется окно диалога “Настройка”, вкладка “Панель
инструментов”.
§
В списка элементов Категории выберите Макросы,
поскольку требуется назначить кнопку панели для созданного макроса. В списке
имен выберите имя созданного макроса. При нажатии мышью на выделенную область
появляются очертания кнопки, которые следует переместить на панель
инструментов.
§
Если требуется изменить рисунок кнопки, стиль или
другие параметры нажмите кнопку Изменить выделенный объект, откроется окно
диалога с помощью которого можно внести необходимые изменения.
§
По окончании изменения внешнего вида кнопки нажмите OK.
На этом процедура назначения кнопки заканчивается.
Назначение макросу клавишной команды.
§
Выберите команду Сервис | Настройка, нажмите
кнопку “Клавиатура”.
§
В списке Категории выберите Макросы, в списке макросов
макрос, для которого назначается клавишная команда.
§
Нажмите сочетание клавиш, которое хотите присвоить
макросу. Назначенное сочетание появится в поле Новое сочетание клавиш.
§
В поле Сохранить изменения в выберите шаблон, для
которого создавался макрос.
§
Нажмите кнопку Назначить, затем Закрыть.
Назначение макросу команды меню
§
Выберите команду Сервис | Настройка, перейдите на
вкладку “Меню”.
§
В списке Категории выберите Макросы, в списке макросов
макрос, для вы предполагаете назначить команду меню. При нажатии мышью на
выделенную область появляются очертания кнопки, которые следует переместить в
выбранное меню.
§
Для изменения названия команды меню, назначения ей
кнопки и т.п. нажмите кнопку Изменить выделенный объект. Если вы хотите
назначить для команды меню оперативную клавишу, установите подчеркивание для
одной из букв в имени команды. Для этого поместите перед этой буквой
символ & (амперсант).
Для запуска макроса существует еще один способ. Специально
для этой цели предусмотрено поле {MACROBUTTON}. При вставке этого поля в
документ макрос запускается двойным нажатием кнопки мыши на поле {MACROBUTTON}.
Поле {MACROBUTTON} может быть вставлено с помощью команды Вставка | Поле или
вручную.
Удаление, переименование, копирование макросов.
Удаление, переименование,
копирование макросов
Макросы
можно удалить, переименовывать и копировать.
Удаление макроса
§
Откройте документ, основанный на шаблоне, к которому
относится удаляемый макрос.
§
Выберите команду Сервис | Макрос.
§
Выберите в списке имя макроса.
§
Нажмите кнопку Удалить. На экране появится запрос о
подтверждении удаления макроса. Нажмите Да.
§
Нажмите кнопку Закрыть.
Вместе с макросом автоматически
удаляется кнопка, команда меню или клавишная команда, запускающая его.
Макрос, находящийся в открытом
окне редактирования, удалить нельзя. Для его удаления следует закрыть окно
редактирования, затем поступить так, как описано выше.
Для переименования и копирования
макроса используется команда Сервис | Макрос | Организатор.
Переименование макроса.
§
Откройте документ, основанный на шаблоне, в котором
содержится макрос, требующий переименования.
§
Выберите команду Сервис | Макрос.
§
Нажмите кнопку Организатор.
§
В списке макросов выберите необходимый.
§
Нажмите кнопку Переименовать.
§
В окне диалога “Новое имя” введите новое имя макроса.
§
Нажмите OK.
§
Нажмите Закрыть.
Копирование макроса из одного шаблона в другой
§
Откройте шаблон, содержащий макрос, который нужно
скопировать, и шаблон, в который требуется поместить копию макроса. Для
макроса, созданного в обычном шаблоне откройте любой документ, основанный на
обычном шаблоне.
§
Если шаблон защищен, то снимите защиту с помощью команды
Сервис | Снять защиту.
§
Выберите команду Сервис | Макрос.
§
Нажмите кнопку Организатор.
§
В списке шаблонов и документов окна выберите шаблон,
содержащий требуемый макрос.
§
В другом списке шаблонов выберите, тот в который нужно
скопировать макрос.
§
В списке макросов выберите копируемый макрос.
§
Нажмите кнопку Копировать. Макрос будет скопирован из
шаблона в шаблон.
§
Нажмите кнопку Закрыть.
Если шаблон, из которого
требуется скопировать макрос, не появляется ни в одном из этих списков, нажмите
кнопку Закрыть файл. Нажмите кнопку Открыть файл, чтобы выбрать нужный шаблон
или документ.
Не забудьте сохранить макрос с
помощью команды Файл | Сохранить все.
Получение справочной информации о макросах.
В MS Word
имеется обширная справочная информация о макросах. Для получения справки о
макросах, выберите в предметном указателе тему “Макрос”, и вам будет предоставлена
подробная справка о всех вопросах, касающихся макросов.
Вы можете
получить информацию о конкретном выражении или функции макроса. Для поиска
информации о конкретном выражении, аргументе или функции следует воспользоваться
командой Сервис | Макрос | Изменить, а в окне редактирования макроса — установить
курсор на интересующем вас выражении и нажать F1.
Лекция 1.______________________________________________________________________ 2
Краткая история
создания пакета. Версии пакета существующие на сегодняшний день. Привязка
пакета к ОС.___________________________________________________________________ 2
Системные требования
пакета, процедура установки пакета на PC. Сервисные релизы. 3
Состав пакета.
Характеристика и назначение приложений входящих в пакет.________ 4
Совместная работа
нескольких приложений. Обмен данными между приложениями. OLE – технология.____________________________________________________________________ 5
Документ-получатель – документ, в который вставляются OLE-объекты._____________ 6
Лекция 2.______________________________________________________________________ 7
Краткая характеристика
текстового процессора Word._____________________________ 7
Запуск и прекращение
работы в процессоре.________________________________________ 7
Запуск Word с помощью
меню Пуск______________________________________________ 7
Запуск Word с
одновременной загрузкой документа________________________________ 8
Запуск Word
одновременно с запуском Windows 95_________________________________ 8
Запуск Word с помощью
панели Microsoft Office.___________________________________ 8
Завершение работы в
программе._______________________________________________ 8
Организация интерфейса
процессора: окно процессора, панели
инструментов, режимы просмотра, набора и редактирования документов.____________________________________________ 9
Знакомство с экраном
Word для Windows_________________________________________ 9
Строка заголовка.________________________________________________________________________ 9
Строка меню.__________________________________________________________________________ 10
Панели инструментов.___________________________________________________________________ 10
Строка состояния.______________________________________________________________________ 10
Рабочая область._______________________________________________________________________ 11
Использование
справочной системы редактора.___________________________________ 12
Вход в справочную
систему.___________________________________________________ 13
Содержание._________________________________________________________________ 13
Предметный указатель._______________________________________________________ 14
Поиск______________________________________________________________________ 14
Параметры поиска._____________________________________________________________________ 15
Получение быстрой
справки по элементам окна редактора.________________________ 15
Лекция 3._____________________________________________________________________ 16
Создание и сохранение
текстового документа.____________________________________ 16
Создание нового
документа___________________________________________________ 16
Создание пустого
документа___________________________________________________ 17
Создание нового
документа на основе специального шаблона______________________ 17
Создание документа с
помощью мастера________________________________________ 18
Открытие существующего
документа___________________________________________ 18
Открытие недавно
использовавшегося файла____________________________________ 18
Открытие файлов других
форматов_____________________________________________ 18
Сохранение документа._______________________________________________________ 19
Автоматическое
сохранение документов________________________________________ 19
Создание резервной
копии____________________________________________________ 19
Защита сохраненного
документа с помощью пароля_______________________________ 20
Назначения пароля______________________________________________________________________ 20
Завершение работы с
документом______________________________________________ 20
Закрытие документа_____________________________________________________________________ 20
Набор и редактирование
текста. Быстрые клавиши.______________________________ 20
Перемещение в
документе.___________________________________________________ 20
Перемещение с помощью
полос прокрутки.__________________________________________________ 20
Перемещение с помощью клавишных
команд.________________________________________________ 21
Перемещение с помощью
окна диалога “Переход”_____________________________________________ 21
Основные приемы
редактирования____________________________________________ 21
Выделение текста._______________________________________________________________________ 21
Удаление фрагмента
документа.___________________________________________________________ 22
Замена выделенного
текста_______________________________________________________________ 23
Перемещение и
копирование фрагмента документа____________________________________________ 23
Отмена результатов
редактирования________________________________________________________ 24
Поиск и замена текста.________________________________________________________ 24
Поиск.______________________________________________________________________ 24
Замена._____________________________________________________________________ 24
Поиск и замена формата
и специальных символов с помощью клавиатуры_________________________ 25
Проверка правописания,
расстановка переносов, выбор языка._______________________ 25
Автоматическая проверка
орфографии._________________________________________ 25
Исправление ошибок.________________________________________________________ 25
Проверка уже введенного
текста_______________________________________________ 25
Словари пользователя________________________________________________________ 26
Проверка орфографии при
работе с другими языками_____________________________ 26
Перенос слов._______________________________________________________________ 26
Автоматический перенос
слов_____________________________________________________________ 27
Использование
«Атотекста» и «Автозамены».____________________________________ 27
Предварительный
просмотр и печать документа._________________________________ 28
Лекция 4._____________________________________________________________________ 31
Форматирование
символов._____________________________________________________ 31
Шрифты.___________________________________________________________________ 31
Установка основных
параметров шрифта._______________________________________ 32
Использование окна
диалога “Шрифт”.______________________________________________________ 32
Вкладка “Интервал” окна
диалога “Шрифт”.__________________________________________________ 34
Форматирование шрифта с
помощью клавиатуры_____________________________________________ 35
Использование панели
инструментов “Форматирование”_______________________________________ 35
Изменение регистра
букв._____________________________________________________ 35
Списки_____________________________________________________________________ 36
Создание и удаление
буквицы._________________________________________________ 36
Копирование форматов
символов.______________________________________________ 36
Форматирование строк и
абзацев._______________________________________________ 36
Символ абзаца_______________________________________________________________ 37
Команда Абзац из меню
Формат или контекстного меню__________________________ 37
Средства панели
инструментов “Форматирование”______________________________ 38
Клавишные команды_________________________________________________________ 38
Табуляции__________________________________________________________________ 39
Установки табуляции с
помощью окна диалога “Табуляция”_____________________________________ 39
Использование
горизонтальной линейки для установки табуляции________________________________ 40
40
Для удаления позиций
табуляции.__________________________________________________________ 40
Повтор и копирование
формата________________________________________________ 40
Обрамление и заливка________________________________________________________ 41
Обрамление с помощью
средств окна диалога “Границы и заливка”_______________________________ 41
Назначение и
использование вкладки “Заливка”.______________________________________________ 41
Форматирование страниц._____________________________________________________ 42
Определение размера и
ориентации бумаги______________________________________ 42
Установка размеров и
ориентации листа.____________________________________________________ 43
Установка ширины полей_____________________________________________________ 43
Установка точных
размеров полей._________________________________________________________ 43
Создание разворотов и
полей под переплет______________________________________ 44
Дополнительные поля под
переплет________________________________________________________ 44
Установка ширины полей
с помощью линеек.___________________________________ 45
Колонтитулы________________________________________________________________ 45
Форматирование и
расположение колонтитулов______________________________________________ 45
Создание разных
колонтитулов для четных и нечетных страниц___________________________________ 47
Создание отдельного
колонтитула для первой страницы документа или раздела______________________ 47
Удаление колонтитулов__________________________________________________________________ 47
Вставка номеров страниц_____________________________________________________ 48
Установка начального
номера страницы раздела______________________________________________ 48
Удаление номеров
страниц_______________________________________________________________ 49
Вставка даты и времени.______________________________________________________ 49
Разбивка документа на
разделы________________________________________________ 49
Удаление маркеров
разделов______________________________________________________________ 50
Разбивка на страницы________________________________________________________ 50
Фоновая разбивка на
страницы____________________________________________________________ 51
Вставка принудительного
разрыва страницы_________________________________________________ 51
Удаление
принудительного разрыва страницы________________________________________________ 51
Использование стилей
и шаблонов при оформлении
документов._________________ 51
Стили.______________________________________________________________________ 51
Получение информации о
параметрах форматирования.___________________________ 52
Установка стилей.___________________________________________________________ 52
Установка стилей с
помощью окна диалога “Стиль”____________________________________________ 53
Установка стилей с
помощью панели инструментов “Форматирование”____________________________ 53
Копирование стилей_____________________________________________________________________ 53
Установка стилей с
помощью клавишных команд______________________________________________ 54
Создание стилей_____________________________________________________________ 54
Поиск и замена стилей________________________________________________________ 55
Библиотека стилей___________________________________________________________ 56
Авто формат.________________________________________________________________ 56
Автоформатирование в
процессе ввода текста________________________________________________ 57
Авто форматирование уже
введенного текста.________________________________________________ 57
Шаблон.____________________________________________________________________ 58
Шаблоны и документы___________________________________________________________________ 58
Обзор встроенных
шаблонов______________________________________________________________ 59
Замена шаблона________________________________________________________________________ 60
Использование
нескольких шаблонов одновременно___________________________________________ 61
Изменение шаблона_____________________________________________________________________ 61
Создание собственного
шаблона.__________________________________________________________ 62
Лекция 5._____________________________________________________________________ 63
Использование WordArt
оформления заголовков в документах рекламного характера.__ 63
Добавление и изменение
фигурного текста___________________________________________________ 63
Применение редактора формул.________________________________________________ 64
Открытие редактора
формул______________________________________________________________ 64
Вставка рисунков, звуковых
и видео фрагментов в документы Word._________________ 64
Работа с рисунками в
документе___________________________________________________________ 64
Редактирование рисунка_________________________________________________________________ 65
Размещение текста и
рисунков на странице__________________________________________________ 65
Использование и диаграмм для оформления документов.___________________________ 66
Основные типы диаграмм_____________________________________________________ 66
Элементы диаграмм._________________________________________________________ 66
Создание диаграммы_________________________________________________________ 68
Добавление данных к
диаграмме.__________________________________________________________ 68
Добавление заголовка к
диаграмме или оси.__________________________________________________ 68
Изменение типа диаграммы.__________________________________________________ 69
Изменение текста и
данных на диаграмме_______________________________________ 69
Изменение цветов,
образцов, линий, заливок и границ диаграмм___________________ 69
Лекция 6._____________________________________________________________________ 71
Создание таблиц.______________________________________________________________ 71
Создание таблицы с
помощью команды Таблица | Добавить таблицу.________________ 72
Создание таблицы с
помощью команды Таблица | Нарисовать
таблицу._____________ 72
Ввод данных и
перемещение по таблице._________________________________________ 73
Редактирование таблиц._______________________________________________________ 73
Выбор ячеек________________________________________________________________ 73
Использование меню____________________________________________________________________ 74
Использование мыши___________________________________________________________________ 74
Перемещение и
копирование ячеек____________________________________________ 75
Использование мыши для
перемещения ячеек, строк и столбцов__________________________________ 75
Использование команд
меню Правка_______________________________________________________ 75
Изменение ширины
столбцов._________________________________________________ 76
Перемещение границ
ячеек и использование горизонтальной линейки_____________________________ 76
Автоматическая
настройка ширины столбцов таблицы_________________________________________ 76
Изменение высоты строк_____________________________________________________ 76
Изменение высоты строк
с помощью окна диалога “Высота и ширина ячеек”_______________________ 77
Изменение высоты строк
с помощью вертикальной линейки_____________________________________ 77
Настройка положения
строк___________________________________________________ 78
Выравнивание строк и
установка левого отступа______________________________________________ 78
Изменение ориентации
текста_____________________________________________________________ 78
Вставка и удаление
ячеек, строк и столбцов_____________________________________ 78
Вставка строк и
столбцов_________________________________________________________________ 79
Удаление строк и
столбцов._______________________________________________________________ 79
Объединение ячеек__________________________________________________________ 79
Разбиение ячеек_____________________________________________________________ 80
Форматирование таблиц.______________________________________________________ 80
Использование команды
Таблица | Автоформат__________________________________ 80
Добавление рамки ко
всей таблице или ее отдельным ячейкам____________________ 81
Добавление заполнения к
таблице______________________________________________ 81
Нумерация строк и
столбцов__________________________________________________ 81
Нумерация ячеек с
помощью кнопки Нумерованный список____________________________________ 81
Разбиение таблиц____________________________________________________________ 82
Преобразование текста в
таблицу и таблицы в текст._____________________________ 82
Преобразование
существующего текста в таблицу________________________________ 82
Сортировка и проведение
вычислений в таблицах._________________________________ 83
Сортировка таблиц___________________________________________________________ 83
Сортировка информации в
таблице_________________________________________________________ 83
Выполнение вычислений в
таблице____________________________________________ 84
Функции, используемые
полем = (Формула)_________________________________________________ 84
Лекция 7._____________________________________________________________________ 86
Понятие макроса._____________________________________________________________ 86
Создание и
редактирование макросов.____________________________________________ 86
Создание макросов при
помощи редакторе Visual Basic.___________________________ 86
Создание макросов при
помощи окна «Запись макроса».___________________________ 87
Подготовка к записи
макроса._____________________________________________________________ 87
Запись макроса.________________________________________________________________________ 87
Изменение макросов._________________________________________________________ 88
Использование макросов.________________________________________________________ 88
Назначение макросу
кнопки запуска________________________________________________________ 88
Назначение макросу
клавишной команды.___________________________________________________ 88
Назначение макросу
команды меню________________________________________________________ 89
Удаление,
переименование, копирование макросов._________________________________ 89
Удаление макроса____________________________________________________________ 89
Переименование макроса._____________________________________________________ 89
Копирование макроса из
одного шаблона в другой________________________________ 90
Получение справочной
информации о макросах.___________________________________ 90
Контрольные вопросы по текстовому
процессору Word.
1. Каким
образом осуществляется запуск и выход
из текстового процессора WORD 7.0?
2. Перечислить
основные возможности текстового
процессора WORD 7.0 .
3. Опишите
структуру интерфейса текстового процессора
WORD 7.0?
4. Перечислите
способы создания нового документа в WORD 7.0.
5. Каким
образом осуществляется выделение фрагмента текста в текстовом процессоре WORD
7.0?
6. Определите
роль буфера обмена для копирования и перемещения фрагментов текста в редакторе WORD 7.0.
7. В
чем суть операции редактирования документа с применением Автозамены и авто текста
в текстовом процессоре WORD 7.0?
8. В
чем суть операции проверки правописания в тексте, в процессоре WORD 7.0?
9. Перечислить
основные возможности выбора языка в текстовом процессоре. WORD 7.0.
10. Опишите
различия режимов вставки и замены символов.
11. В
чем суть операции форматирования документа?
12. Перечислить
основные возможности по форматированию
текста в текстовом процессоре WORD 7.0.
13. В
чем суть операции выбора гарнитуры шрифта текстового процессора WORD 7.0?
14. Как
назначить параметры шрифта при наборе текста?
15. Как
изменить параметры форматирования абзаца, изменить: отступы, межстрочный интервал,
выравнивание и т.д.?
16. Как
изменить регистр уже набранного текста без повторного набора?
17. Для
чего используются нумерованные и маркированные
списки в тексте?
18. Как
вставить нумерованный или маркированный список
в документ WORD 7.0?
19. В
чем суть операции разбиения текста на колонки
в текстовом процессоре WORD 7.0?
20. Каким
образом можно вставить конец страницы в
текстовом процессоре WORD 7.0?
21. Опишите
структуру и назначение колонтитула в текстовом
процессоре WORD 7.0.
22. Перечислить способы нумерации страниц в текстовом процессоре WORD 7.0.
23. Каким
образом осуществляется вставка таблицы в
текстовом процессоре WORD 7.0?
24. Опишите
структурные элементы таблицы текстового
процессора WORD 7.0?
25. В
чем суть операции введения текста в ячейки таблицы текстового процессора
WORD 7.0?
26. В
чем суть операции обрамления таблицы в текстовом процессоре?
27. Как
вставить диаграмму в документ WORD 7.0?
28. Что
такое ряды данных и как они
используются при построении диаграмм?
29. Опишите
структуру и назначение диалогового окна «Добавить рисунок» в панели рисования текстового процессора WORD 7.0.
30. В
чем суть операции выбора заливки и цвета линий в панели рисования текстового
процессора WORD 7.0.
31. Как
осуществить операцию «Вставить объект, созданный в другом графическом редакторе»?
32. Каким
образом можно выбрать, вставить и отредактировать рисунок из коллекции Clipart?
33. Опишите
способы создания текстовых эффектов с помощью WordArt в текстовом процессоре WORD 7.0.
Назначение и характеристика текстового процессора ворд и возможности использования в ДОУ. Определение и назначение текстовых процессоров краткие названия современных процессоров. Как задать обрамление или цветной фон для фрагмента текста Как задать фон в виде узора. Ответ на вопрос из каких структурных элементов состоят интерфейс текстового процессора. Назначение и характеристика текстового процессора и возможности использования в ДОУ. Сохранение и печать фрагмента документа созданного средствами текстового процессора. Как подобрать правильный шрифт напечатать заголовок и отступить поля в реферате. Текстовый процессор назначение и использование Загрузка текстового процессора. Понятие параметров страницы и колонтитулы в текстовом процессоре ворд. НАЯ РАБОТА НА ТЕМУ ВЕДЕНИЕ РАСЧЕТНЫХ ОПЕРАЦИЙ В ТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕ. Название и краткие характеристики современных текстовых процессоров. Текстовые процессоры Программа верстки и информационного биллютеня. Рабочее окно текстового процессора назначение команд главного меню. Использование стилей и шаблонов при создании текстовых документов. Текстовый процессор назначение режим работы основные возможности.